Ticketing Systemを導入
行列が明らかに短くなった

「2008年春ごろから、それまで使用していたチケット発券システムにサーバダウンなどの不具合が目立ちはじめました。そこで、その夏から新システムの検討を始めたのです」と語るのは、森アーツセンター東京シティビューの橘英輔氏。東京シティビューの来場者数は年間130～150万人。平日で2～3千人、休日になれば6～７千人にも及びます。

チケットブースの運営に携わる株式会社コングレの佐藤順子氏は「従来のシステムは発券速度が遅かったですね。フリーズして、お客さまがいらっしゃるのにチケットを発券できないこともありました」と語ります。
森アーツセンター東京シティビューの洞田貫晋一朗氏も「チケットを発券できないという最悪の事態を回避するために、すべての仕事を中断して飛んでいっては直し、飛んで行っては直す･･･の繰り返し。かなりの負荷がかかっていました。」と当時を振り返ります。

旧来のシステムにはそのほかにも問題がありました。そのひとつは、チケット券種の管理。

東京シティビューは、各種優待や割引制度の組み合わせなどで、券種は増える一方。

「変更の頻度も高く、設定できる券種の数を1年間で使い切り、過去のデータを上書きせざるを得ない状況でした」（洞田貫氏）。

そして、発券データの集計。「毎日20分以上かけて手入力していた」（橘氏）というデータ管理の効率化が大きな課題でした。新システムの導入にあたって、必須条件としたのは①従来のチケット発券手順を踏襲したうえでチケット発券速度をアップする②リアルタイムでの売上状況の把握やCSV形式での売上データ出力を行う、の２つ。

「かなりのカスタマイズをしなければ実現できない条件でしたが、最もフレキシブルに対応できたのがこのシステムだったのです」（橘氏）。

数社からの提案の後、2008年冬、パナソニックISがシステム構築と導入を担当することが決定しました。このチケッティングシステムは、券種の設定が無制限にでき、色分けなど表示の工夫が可能。

また、最短1ヵ月という短期導入を実現できることも特長のひとつですが、｢繁忙期の導入を避け、システム入れ替えと同時にチケットデザインも一新することになった｣（橘氏）ため、最終的な稼働開始は2009年夏となりました。

システムの導入にあたっての研修もスムーズだったといいます。

「チケットブース担当は約50名おり、シフト制で勤務しています。従来のシステムの画面とそれほど違いもなく、さらにボタンの色づかいなど使い勝手への配慮が優れており使いやすいという声が多かったです。戸惑う場面もトラブルもなく研修を終え、本番稼働を迎えることができました」と佐藤氏。

導入から約1年。その導入効果について、橘氏は次のように語ります。

「事務所にいながら、リアルタイムでチケット販売状況を把握できるようになって、ピーク時にブースを増やすといった対応を臨機応変にできるようになりました。それまでは現場からの連絡を待つか、あらかじめブースの前に立っておいて“何かあったら連絡する”くらいしか手段がなかったので、ありがたいです。」

お正月、ゴールデンウィークなど何度か繁忙期を経験し、ますます効果を実感したという各氏。特に効果が明らかだったのは2010年のゴールデンウィークだったといいます。

「通常チケットブースは3つですが、ピーク時は7つのブースをフル稼働させ、1時間あたり2,500枚以上（約18,000枚/日）のチケットを発行します。今年のゴールデンウィークは、開業初年度以上の大変な来場者数だったのですが、明らかに例年よりも早い処理ができていました。発券待ちの列が以前より格段に短くなりましたね」（佐藤氏）。

データ処理と同じく悩みの種だったチケット券種の管理も問題なくできているそうです。

「パナソニックISさんは、当社の状況をよくご理解いただいていたので、とてもコミュニケーションがとりやすかったです。多少の無理もお願いしましたが、それも受け入れていただきました。今後も、さまざまなお客さまの多様なニーズを満たせるよう、いろいろな仕組みを考えていきたいですね。」と語ってくれた橘氏。

当社も、さらなる利便性アップに向けた新しい仕組みづくりをお手伝いしてまいります。