ファイルサーバにある450万以上ものデータを高速検索
工事写真の黒板の文字まで検索対象に

――Neuron ESを導入されたサーバについてお聞かせください。

飯田氏　当社のあらゆる情報を一元管理しているオンプレミスのファイルサーバとなります。20年以上運用し続けており、総ファイル数は450万以上にのぼります。

大半を占めるのは業務プロジェクトに関するデータで、図面や記録資料、官公庁に提出する申請書類など種類はさまざま。記録や申請のために工事写真も必要になりますから、大量の画像データも保管しています。さらに最近は、動画データも増加している状況です。個人情報などの機密性の高いデータにはアクセス権が設定されていますが、基本的にはVPNを介して全拠点の社員が自由にアクセス可能。社員であれば、関わっているプロジェクトのデータを保存することや、検索して閲覧・編集することができます。

――そのファイルサーバにおいて、Neuron ESの導入が必要になった課題をお聞かせください。

加藤氏　プロジェクトを効率的に進めるには、どうしても過去のデータが必要になってきます。そこで、ファイルサーバにアクセスして検索するわけですが、その検索に時間がかかってしまうことが大きな課題でした。

鈴木氏　検索に時間がかかる理由は、ファイルサーバが整理整頓されていないことが挙げられます。ルートのフォルダは我々で管理していますが、サブフォルダやファイル名の命名規則などは部門ごとのルールになっており、統一されていないので素早く検索しづらい状況です。

しかも、現場は目の前の業務で手が離せないことが多いため、我々技術本部への検索依頼も頻繁にあります。その際、検索依頼が曖昧な場合は「どこの現場？」「何年前？」と見当を付けながらフォルダを探り、見当たらなければ別のフォルダを検索しなければなりません。ベテランであれば大体の場所を覚えていることもありますが、そういったメンバーは全体の一握りです。目的のファイルを探し出すのには、いつも苦労していました。

――エンタープライズサーチの比較・検討はされたのでしょうか。また、Neuron ESを選定した理由をお聞かせください。

飯田氏　いくつかのエンタープライズサーチ製品を検討するなか、展示会で出会ったのがNeuron ESでした。詳しくお話を伺い、以下の理由でNeuron ESを導入することにしました。

＜工事写真の黒板に書かれた文字をOCRで読み取り、検索対象にできる＞
工事写真は「IMG_XXXX.jpg」などデフォルトのファイル名のまま保管している場合も多く、ファイル名での検索は難しい状況。これまでは面倒でも画像データを開いて探し出すしかありませんでした。どうにかして大量の画像データを検索できないかと考えていたところ、Neuron ESにOCR機能が標準搭載されていることを知りました。工事写真には工事用黒板が必ず収められているため、そこに記されている工事件名や工事場所をOCRで読み取り、検索対象にすることができました。しかも、電子小黒板の文字はもちろん、アナログ黒板の文字も読み取れる精度の高さ。このOCR機能は、大きな決め手となりました。

※ OCR機能について、対象ドキュメントの画像状態によっては認識率が落ち、検索されないことがあります。また、対象文字が多いドキュメントの場合、OCRに時間がかかり、クローリングが遅くなる場合があります。

＜オンプレミス型・現実的なコスト＞
オンプレミスで利用できることとコスト、どちらも重要な要件です。しかし、オンプレミス対応かつ現実的なコストのエンタープライズサーチは、あまり選択肢がありません。サブスクリプションも積み上げていくとそれなりの金額になってしまうため、なかなか理想通りの製品に出会うことができませんでした。

Neuron ESはサブスクリプションだけでなく買取型の料金プランもあり、それもユーザー課金ではなくファイル数に応じた課金形態で当社にマッチする価格帯。現実的なコストで利用できる、数少ないオンプレミス対応※のエンタープライズサーチでした。
※ お客様のクラウド環境にNeuron ESをインストールすることも可能です。

――導入までのプロセスと現在の運用状況を教えてください。

飯田氏　トライアルを行った後、画像データを検索するためのOCRを実行してクローリングを実施しました。ファイルサイズが大きく、大量にある画像データですから、さすがにインデックスの作成には時間を要しましたが、大きなトラブルもなく無事に終えることができました。社員への説明会やマニュアル整備などは特に行わず、「ファイルサーバの検索に役立つツールとしてNeuron ESを導入し、自由に利用できる」と通知したのみです。Googleのようにシンプルで使いやすい画面ですからね。

現在のクローリングは、始業前の朝方、昼休みの1時間、火曜～金曜日の夕方に実施しています。差分だけのクローリングですから、時間はかかっていません。

――Neuron ESの評価、または導入効果をお聞かせください。

＜圧倒的な検索速度＞
鈴木氏　キーワードを入力し、検索開始ボタンを押してからの検索時間が非常に速いと感じます。リースアップした古いサーバにNeuron ESをインストールして動かしていますが、まったく問題ありません。

加藤氏　ユーザーの立場からも速いと感じます。検索開始ボタンを押してから1秒前後で検索結果が表示されますから、まったくストレスがありません。何よりも、目的のファイルにたどり着く時間が速くなりました。Neuron ES導入前は見つけ出すまで15～30分は要していたと思います。Neuron ES導入後は数分で見つけられるようになりました。

＜高精度な画像データ検索＞
飯田氏　すべて確認できているわけではありませんが、画像データもしっかり検索してくれます。黒板内の文字列が鮮明に記載されていることもあると思いますが、十分以上の精度だと思います。

＜Active Directory（AD）と連携できる＞
飯田氏　ADで設定したアクセス権をそのままNeuron ESに反映することが可能。管理者からすると、こうしたADとの連携は本当に利便性が高く、一元管理できるところは非常に助かっています。

＜検索後のサムネイルやファイルパスが便利＞
飯田氏　検索結果はファイル名や要約のほかに、サムネイルやファイルパスも表示してくれます。サムネイルがあると、ファイルを開かなくても内容を大まかに確認できるのが便利ですね。ファイルパスも、ファイルそのものをメールに添付するのではなく、URLで通知できるという点で便利です。

＜別現場の似た事例を探し出せる＞
鈴木氏　過去の資料を活用する場面でも役立っています。例えば、水道関連の工事で15kWのポンプを用いる場合、Neuron ESで「15kW」と検索すれば、過去の同じような案件の図面を探し出すことができます。Neuron ESは、こうした過去事例や履歴もスピーディに検索できるため、ナレッジマネジメントにも役立っていると感じます。

――Neuron ESの導入にあたり、パナソニックISの対応をどのように評価していますか。

飯田氏　パナソニックISの顔の見える対応・支援が気持ち良いと感じています。契約後はカスタマーサービス任せというケースが少なくないなか、パナソニックISは契約後も適宜お話しさせてもらっています。いつでも円滑にコミュニケーションできる環境を用意いただいていることは、本当にありがたいですね。

テクニカルな質問に関しては、開発元のブレインズテクノロジーさんに問い合わせていますが、こちらもレスポンスが早く助かっています。先日も検索対象の除外設定について伺ったところ、すぐに適切なアドバイスをいただくことができました。

――今後の展開についてお聞かせください。

飯田氏　現在はCADファイルが検索対象になっていないのですが、オプションで対応可能ということですから、予算を考慮しながら検討していきたいと思います。さらに使いこなしていけるよう、引き続きご支援をお願いします。