ローカルNASの分散管理から脱却。
設計変更や進捗確認の「現場頼み」をBoxで解消し、
Neuron ESの「探せる仕組み」で情報活用を加速

――Boxを導入した背景をお聞かせください。

大島氏　各事業所、工事事務所では、データの保存先がローカルのNAS（Network Attached Storage）となっており、この環境が情報共有や業務効率の面で大きな課題となっていました。NASには、着工から竣工までの図面や申請書類、原価管理書類など、あらゆるデータが保存されていました。もっとも多いのは品質管理のエビデンスとなる写真データで、そのほかPDFやExcel、Word、CADのデータも多数あります。

安田氏　NASの課題は、他拠点からのアクセスが困難という点です。設計変更の図面を本社で確認したい場合も、現場に行くか担当者からメールなどで送ってもらう必要がありました。また、施工写真の確認や進捗報告も現場からの送信に頼っており、リアルタイム性に欠けていました。

さらに、現場・本社・協力会社など複数の拠点や関係者間で情報が分散し、個人のPCやメール、紙資料に依存する場面も多く、必要な情報をすぐに見つけられないという課題もありました。特に、現場所長の高齢化が進む中で、次世代を担う社員への引継ぎが急務となる一方、どこに何のファイルがあるのかを把握するのが困難で、過去の類似案件の図面や契約書、施工記録などの再利用が難しいという声も上がっていました。

大島氏　RAIDで冗長化しているとはいえ、NASは安定稼働という点でも不安があります。とくに工事事務所は、サーバルームのように温度管理がなされているクリーンな環境ではありません。故障の不安も拭えず、事業継続性に影響を及ぼしかねない状況でした。これらの課題を解決するため、すべてのNASを撤廃し、Boxで一元管理を行うことにしました。

――Box以外のファイルサーバもしくはクラウドストレージは検討されたのでしょうか。

大島氏　他のファイルサーバやクラウドストレージサービスも検討しました。ただ、当社はファイルサイズの大きな写真データやPDFが多く、アップロード／ダウンロードを繰り返していると従量課金が大きくなり、運用コストに影響が出てきます。その点、Boxは容量無制限で大容量ファイルも制限なく扱えますし、アップロード／ダウンロードにも制限はありません。また、Windows Explorerで操作できるため、ほとんどの社員がすぐに扱うことができます。ファイルの権限管理やデータの暗号化などの強固なセキュリティも評価し、Boxを選定させていただきました。

――Boxの導入にパナソニック インフォメーションシステムズ（以下、パナソニックIS）を選定されていますが、ベンダーの比較・検討はされたのでしょうか。

大島氏　パナソニックISを含む複数のベンダーからBoxの提案を受け、比較・検討しました。選定理由としては、トータルコストの優位性に加え、過去に経費精算システムを導入した際の丁寧な対応や技術支援が印象に残っており、安心して任せられるという信頼感がありました。
実際、Box導入後もパナソニックISの支援は非常に手厚く、導入時の懇切丁寧な説明から講習会の開催、啓蒙活動の協力など、Boxの社内定着に向けた取り組みを継続的にサポートいただいています。

――Boxの導入プロセスと利用状況をお聞かせください。

大島氏　2023年にBoxを導入し、パナソニックISの支援のもとフォルダ構成や権限設定などを行っていきました。フォルダは、自部門だけが参照・共有できる「OWN」と、全社員が参照・共有できる「INT」という2つの区分で運用しています。その後、すべてのNASのデータをBoxに移行し、現在では保存ファイル数は4,000万件を超え、容量は45TBに達しています。

さらに当社では、Boxを社外メンバーとのコラボレーションにも活用しています。社外の協力会社や設計事務所などと図面や申請書類を共有する際、従来はメール添付や紙資料のやり取りが中心で、バージョン管理やセキュリティ面に課題がありました。Boxを導入したことで、社外メンバーにも限定的なアクセス権を付与し、必要なファイルのみを安全に共有できるようになりました。これにより、情報共有のスピードが向上し、業務の効率化にもつながっています。

――Box導入後、Neuron ESを導入した理由をお聞かせください。

大島氏　Boxを導入したものの、膨大なファイル数とデータ容量により、ファイル検索に時間がかかるという新たな課題が浮上しました。Box標準検索はデフォルトがOR検索でヒット件数が増えやすく、また、Boxは1ファイルあたり冒頭1万バイト分のみが検索対象という仕様のため、例えば、Wordファイルでは4ページ目以降の記載内容が検索対象外となるケースがあり、必要な情報にアクセスできないという課題がありました。

さらにもう一つの課題として、ファイルを一度ダウンロードした後に各自が再アップロードする運用が常態化し、同一名称のファイルが複数散在する状況が発生していました。その結果、どれが最新のファイルなのか判別しづらく、業務の正確性や効率性にも影響を及ぼしていました。

そこで紹介されたのが、Neuron ESです。全文検索や高速検索、絞り込み検索機能などを搭載したNeuron ESは、まさに当社の課題を解決する最適なソリューションと判断し、導入を決定しました。

――Neuron ESの導入プロセスと利用状況をお聞かせください。

大島氏　導入したのは2025年3月です。Neuron ESのローカルサーバを立ち上げ、Active Directoryと連携した権限設定を行い、イントラネットのトップにNeuron ESの検索窓を設置することで、全社員がいつでも利用できる環境を整えました。

安田氏　現在は、全社員が参照・共有できる「INT」のフォルダをNeuron ESの検索対象として運用しています。管理部門を中心に活用が進んでおり、例えば、自身に経験がない工法や、他事業所のプロジェクトに保存された図面や書類、写真の参照など、実務に役立つ情報を迅速に検索できる環境が整っています。

また、道路占有許可証といった申請書類の記載方法が分からない場合でも、過去の申請書類を雛型として活用できるため、多忙な先輩社員に質問せずとも、必要な情報にアクセスできる仕組みが整っています。

――Neuron ESに対する評価をお願いします。

大島氏　検索速度は本当に速いと感じます。もちろん、日々ファイルは増加していますが、定期的に差分のクローリングが行われているおかげで、検索のスピードや精度が落ちることはありません。ファイル名だけでなくファイル内の文字列も検索が可能ですし、検索結果ではプレビューも表示されるので、目的のファイルかどうかをすぐに確認できて助かっています。

Active Directoryの権限に応じて、フォルダを横断的に検索できる点も素晴らしいと思います。しかも、AND検索によって複数のキーワードを組み合わせてファイルを絞り込むことが可能。ファイル検索が楽になったのは間違いありません。

さらに、Neuron ESの全文検索機能は、社外メンバーとのやり取りにおいても有効です。社内外で共有されたファイルの中から必要な資料を迅速に検索できるため、過去の類似案件の図面や申請書類をすぐに参照できる環境が整いました。これにより、社外メンバーとの連携においても、情報の再利用や確認作業がスムーズに行えるようになっています。

――パナソニックISに対する評価をお願いします。

大島氏　BoxおよびNeuron ESともに、懇切丁寧にフォローしていただきました。Neuron ESのメーカーであるブレインズテクノロジーとの連携も素晴らしく、運用までスムーズにたどり着けたのはパナソニックISの支援のおかげだと思っています。また、営業担当の素早いレスポンスも助かっています。問い合わせや要望にもスピーディかつ的確に対応いただいており、安心して相談できる体制が整っていると感じています。

――今後の展開をお聞かせください。

安田氏　データを一元管理し、検索する仕組みは完成しましたので、今後はNeuron ESを社内に浸透させる啓蒙活動が重要になってくると考えています。周知する際は、基本的な使い方から検索のコツまで解説する講習会などの開催も視野に入れており、その際は、パナソニックISおよびブレインズテクノロジーにお力添えいただけると幸いです。引き続きよろしくお願いします。