出願手続きをWebシステム化し職員の負荷を軽減
オープンキャンパス～就職まで一気通貫での分析に期待

――ヨリソルを導入する前の出願フローをお聞かせください。

中沢氏　すべて紙と郵送で行っていました。具体的には、まずは志願者から請求された募集要項書類を郵送し、必要書類や受験票ハガキ、検定料の領収書などを当学に返送してもらいます。当学にて書類を確認し、同封されている受験票ハガキに受験番号を付番して速達で志願者に郵送。試験日に受験票ハガキを持参してもらって受験するフローとなります。

――紙での出願フローの課題をお聞かせください。

中村氏　職員への負荷が大きいというのが一番の課題です。2月から月2回以上のオープンキャンパスが始まり、9月からは出願・入試のシーズンが3月まで続き、その間にもさまざまなイベントや会議が多数入ってくるため、年間を通じて常に繁忙期という状況です。さらに、大学と短大の両方に対応しなければなりません。

具体的な作業例として、受験票ハガキのお話をさせていただきます。まず、日程がタイトになってくると、受験票ハガキをなるべく早く郵送する必要があります。しかし、集計と受験票ハガキへの付番作業は、当学の事務窓口が閉まる16時30分からとなるため、17時を過ぎてしまいます。このため、近隣の郵便局には持参できません。つまり、21時まで受け付けている中央郵便局に持っていく必要があり、このフローだけでも残業が発生します。

さらに、志願者から郵送されてきた志願票や推薦書などの書類については、スキャンしてからExcelに集約。名前などの一部はOCRでデータ化していますが、それ以外は手入力となるため、非常に手間がかかっていました。

――課題を解決するシステムの比較・検討はされたのでしょうか。

中村氏　こうした状況を改善するため、我々は出願フローのWebシステム化を求めていました。経営層もDX推進に加え、よりスムーズな出願体系を提供し受験生の利便性の向上させる必要があると判断。Webシステム化の承認を得ることができました。

2023年から製品の比較・検討を始めましたが、当学に合致するような製品にはなかなか出会うことができませんでした。その理由は、継続的に利用していくとコストが膨らんでいく懸念があったからです。各社の製品は、どれも素晴らしい性能を有していましたが、基本的には各学校の出願・入試の仕組みに合わせてカスタマイズを行っていくというもの。これを踏まえると、出願・入試の仕組みが変わった場合、その都度カスタマイズの手間とコストが発生してしまう可能性がありました。

――ヨリソルを選定された理由をお聞かせください。

中村氏　パナソニックISから提案されたヨリソルは、部門全体の意見が一致して選定させていただきました。その理由は以下の2点です。

＜内製で対応できる＞
中村氏　ベンダーにお願いする時間とコストは、軽微な変更でも避けたいと考えていましたので、ノーコードで内製できるヨリソルの仕組みはもっとも重要な判断要素でした。内製が可能であれば、低コストで運用することができます。

＜将来的な機能拡張＞
中沢氏　ヨリソルはWeb出願のシステムだけでなく、入学後の出欠管理、学習管理、チャットや掲示板、卒業生管理・キャリア支援、データ分析など、教育DXに必要な機能がオールインワンで提供されています。こうした機能を利用すれば、入学から卒業までの一元管理が可能。将来的な拡張性を高く評価しました。

――ヨリソルを導入したことによる効果をお聞かせください。

中沢氏　志願者がアカウント登録することで、自身のマイページをベースにオープンキャンパスの申し込みから出願まで行うことが可能。さらに検定料の支払い、支払確認、受験番号の付番、合格結果登録など、志願者も当学の職員もほとんどの作業をヨリソルのみで行うことができます。これにより、受験準備の受付、書類の送付作業、さまざまな資料作成などの工数を大幅に削減することができました。

＜コストの大幅削減＞

中村氏　募集要項や受験票ハガキの郵送費、募集要項等各種書類の制作費・印刷費など、これまで紙の出願でかかっていたコストは大幅に削減されました。ヨリソルのライセンス費以上に、コストを削減できていると思います。しかも、出願だけでなく、オープンキャンパスの申し込み、合格登録、入学手続き関係、入学費の振込案内もヨリソルのみで行うことが可能。これらの仕組みをヨリソル以外で構築した場合、さらに2～3つのシステムが必要になると考えられるため、数百万円単位の削減と捉えることもできます。

＜属人化からの脱却＞

中村氏　工数削減と同時に、これまで属人化していたノウハウをヨリソルのシステムのなかに組み込みました。これにより、特定の職員に頼らない業務環境を構築することができました。

＜データの一元管理＞

中沢氏　志願者自身が登録したアカウントでオープンキャンパスから出願、入試まで一元管理できる点は、業務の効率化に大きく寄与しています。

――パナソニックISへの評価をお聞かせください。

中沢氏　導入時、導入後ともに何度も助けていただきました。いつも大変丁寧なサポートをしていただき、誠にありがとうございます。現在も必要に応じてミーティングをお願いするなど、密に連絡を取り合いながら、変わらないサポートをいただいています。ただ、ヨリソルのシステム構造の理解と操作の習熟度を向上させる職員向け研修は、我々だけでは難しいと感じています。重要なところは、パナソニックISのアドバイスに期待しています。

――今後の展開とパナソニック インフォメーションシステムズへの期待をお願いします。

中村氏　まずは、微調整などを行いながら、システムの使い勝手やフローを固めていくことを最優先に進めていきます。今後に期待しているのは、導入理由でもある将来的な機能拡張です。ヨリソルによって、出願から入試、修学、就職まで一気通貫の管理が行えるようになれば、入試制度の効果測定や学修成果評価、就職活動の成果評価など、極めて高度な分析が可能になります。こうした展開は、オールインパッケージで提供されており、他製品とは設計思想が異なる革命的製品のヨリソルだからこそ実現できる仕組みだと考えています。

一元管理や分析の先には、教育内容も含めたDXによる経営革新も期待できます。もちろん、容易なことではありません。実際、内製などにおいては職員のスキル向上が必須となりますが、言い換えれば、組織を鍛えるシステムとして機能させることもできると思っています。とはいえ、我々だけで対応できるわけではありません。引き続き、パナソニックISにご支援をお願いできれば幸いです。