「ゼロベースで選定し、本当に良いと思えたシステム」
世代管理機能、誰でも作成できるフォームや承認経路を実現し、
紙申請だけでなくメール申請も削減

――エムエム建材様では、以前からワークフローを活用されていたと伺っています。

橋爪氏　当社は2014年11月二社の統合により設立した会社ですが、当時、申請業務を一方の会社はシステムで、一方の会社は紙で行っていました。紙の場合、承認に時間がかかること、紛失の危険があることなどを考慮し、新会社の設立を機にワークフロー「MajorFlow Form」を導入する運びになりました。
2年ほどかけて数多くの稟議書、申請書をワークフローに移行しました。数としては140～150ぐらいだったと思います。内訳は稟議書関連が約半分、残りは経費や人事総務系の申請書、情報システム系のIDや機器に関する申請書などです。（図1）。ボタンひとつで九州や北海道からも本社にいる承認者に回付できるわけですから、いつしかMajorFlow Formは当社に欠かせないシステムになっていました。

――今回導入されたMAJOR FLOW Z CLOUDは、MajorFlow Formの後継製品です。他社製品は検討されなかったのでしょうか？

月岡氏　他社製品も含め、新たな製品をゼロベースで検討しました。というのも、統合から年数が経過し、業務内容や組織構造なども変化する中、従来のワークフローシステムの機能とユーザーニーズとの間に乖離が生じ始めてきたため、業務を円滑かつ効率的に推進していくためには、ワークフローの抜本的な見直しと再構築、つまりBPRが不可避な状況でした。MajorFlow FormもBPRのプロジェクトでリプレースの対象になったのです。

――新たなワークフローを選定するにあたり、要件などがあれば教えてください。

＜クラウドで利用するワークフロー＞
八百村氏　クラウドシフトが加速するなか、当社としてもサーバを持ち続けることにリスクを感じていました。また、オンプレミスで利用しているMajorFlow Formには多くのカスタマイズを施していたため、バージョンアップする場合には、もう一度カスタマイズを繰り返さなければなりませんでした。それならば、当社がシステムに合わせる形にして、新たにクラウドのワークフローを導入すべきだと判断しました。

＜フォームと承認経路を誰でも作成できる＞
橋爪氏　MajorFlow Formで課題になっていたのが、フォームと承認経路の作成でした。理解を深めないと作成が難しく、結果的に作成できる人が限られてしまいました。そこで新たなワークフローには、誰でも簡単にフォームと承認経路が作成できることを求めました。

＜世代管理が可能＞
橋爪氏　組織改編の際、MajorFlow Formでは上書きを防ぐため、すべての承認が終わった状態で使用をストップし、メンテナンスを行う必要がありました。メンテナンスはどんなに急いでも一週間ほどかかるため、その間、ワークフローは使用できません。多くの社員に迷惑をかけていました。そこで新しいワークフローには、世代管理機能によるダウンタイムの削減を求めました。

――製品の比較・検討はされましたか。

橋爪氏　MAJOR FLOW Z CLOUDを含め、ピックアップした4つのワークフロー製品で比較・検討しました。対応する申請書類やコスト、プレゼンの分かりやすさなど、コンサルティング会社が作成した数十項目におよぶチェックシートをもとに、BPRプロジェクトメンバー約10人が点数を付けて評価。その結果、ほとんどのメンバーがMAJOR FLOW Z CLOUDをトップに評価しました。 MAJOR FLOW Z CLOUDはクラウド製品であるのはもちろんフォームと承認経路の作成機能も手軽になっていましたし、マスタの世代管理機能も用意されていましたので、課題としていたことが解決されました。また要件には挙げませんでしたが、誰かが申請書類を閲覧している間は他の人が閲覧できないという問題もMAJOR FLOW Z CLOUDでは解消されていました。

月岡氏　さらに、承認経路の柔軟性を高く評価しました。MAJOR FLOW Z CLOUD以外の製品は、例えば、回付途中で申請内容の修正が必要となった場合、申請を一旦取り下げて再申請しなければならない、一方で一度承認したら取り戻しが出来ないなど、一方通行の経路が重視されており、様々な申請にワークフローシステムを使用している当社にとっては使い勝手が悪いものでした。その点、MAJOR FLOW Z CLOUDの承認経路を柔軟に設計できる機能は、当社ニーズに合致していました。

――MAJOR FLOW Z CLOUD導入前には入念な事前準備を行ったと伺っています。

橋爪氏　まず、申請書類をブラッシュアップしました。移行する際、右から左にそのまま移行しないと決め、問題があった申請書類は必ず解決してから移行するようにしました。
次は教育・研修を見直しました。MajorFlow Form導入時はPJ事務局員数名が全国を回り教育・研修を行っていましたが、負担が大き過ぎるため対応を変えたいと思っていました。そこで今回は教育する側の人数を増やしたうえで、パナソニックISにも入っていただき、事務局員の教育から始めました。さらに動画マニュアルも作成していただきました。パンデミックということもあって在宅勤務が増え、我々も全国を回ることができませんから、この動画マニュアルは大きな効果を発揮しました。
さらに管理者レベルも設定しました。管理者についてのルールが必要だと考え、すべて対応できる管理者1、フォームと承認経路が分かる管理者2、フォームが分かる管理者3と夫々の役割や権限を明確にしました。非営業の各部署のなかに管理者2、管理者3を設けることで、大半は部門内だけで解決できるようになりました。どうしても解決できない問題は管理者1に、管理者1でも対応できない問題はパナソニックISに連携する仕組みですから、運用面もかなりシステム化できたと思っています。

――MAJOR FLOW Z CLOUD導入前には入念な事前準備を行ったと伺っています。

＜フォームや承認経路を作成できる人が増加＞
八百村氏　MAJOR FLOW Z CLOUDの使い勝手が良くなっていること、教育・研修を見直し、管理者を設定したことでフォームや承認経路を作成できる人が大幅に増加しました。

＜フォームと承認経路の整理整頓＞
月岡氏　MajorFlow Formの時代はフォームと承認経路がワンセットだったため、例えば、同じ申請書でも金額により承認者が異なる場合、部長までの申請書と本部長での申請書は別々のフォームになっていました。MAJOR FLOW Z CLOUDでは、フォームと承認経路の組み合わせ設定が可能になり、２種あった申請書を１種に纏めることが出来ます。よって使う側は使いやすく、管理する側はメンテナンスが楽になりました。当社側の工夫もあります。管理している承認経路の表を汎用マスタに取り込み自動で承認経路が設定出来るようにしました。申請書のメニューからプルダウンでフォームを選択すれば、紐づいた承認経路が設定されます。これを考えたのは八百村で、パナソニックISからも「良いアイデアですね」と絶賛されました。

＜紙とメールの削減＞
橋爪氏　MajorFlow Form導入時もペーパーレス化を促進することができましたが、MAJOR FLOW Z CLOUDになってからさらに進んだと感じています。また、メールでの申請も減りました。MAJOR FLOW Z CLOUDに置き換わったことで、申請業務の大部分を一元化することができました。

＜パナソニックISのサポートによる安心感＞
橋爪氏　導入効果とは異なるかもしれませんが、今回はパナソニックISと連携を取り、多くの場面でサポートいただきました。これにより、混乱することなくMAJOR FLOW Z CLOUDをスムーズに導入できたと思っています。また、現在もパナソニックISとは週一回のペースで定例会を実施。日常的な会話から解決の糸口が見えてくることもあるため、あらためてサポートの重要性を感じています。

――今後の展開をお聞かせください。

月岡氏これからの活用としては、既存の業務をワークフロー化した稟議書や申請書の回付・承認だけでなく、 MAJOR FLOW Z CLOUDに搭載されているイベント機能や親子機能を利用することで更に業務の効率化を図ることが出来ると考えていますが、実態として当社内ではリソースも限られています。そのためMAJOR FLOW Z CLOUDの機能を最大限に活用していくためには、パナソニックISのサポートは欠かせません。引き続き、我々チームのメンバーとして期待しています。これからも、よろしくお願いいたします。