ノーコードのロボオペレータが実現するお手軽RPA開発
今後はお客様へのRPA導入提案も視野に

――まず、RPAに注目した背景について教えてください。

林氏　長年の運用業務で培ったノウハウを活かし、お客様の立場に立った業務の効率化をツールで支援する導入サービスの強化が背景になります。この導入サービスを事業として推進していくには、お客様の要望に合致するツールを選定し紹介できる体制づくりが何より重要です。そのためには、我々自身がツールを理解しておかなければなりません。

紹介するツールとして当社が注目したのはRPAです。RPAなら「当社のBPO事業でも利用できる」という考えもありました。BPOは手作業が多く、PCを使った繰り返し作業であれば、RPAに任せられるかもしれないと考えました。お客様にとってもRPAで人的リソースを削減できば、コストダウンというメリットが得られます。

――ロボオペレータの導入理由をお聞かせください。

林氏　2019年、まずは著名なRPAツールを選定し社内に導入しました。10名ほどのメンバーからなるRPA研究会を立ち上げ、1年間ほどかけて検証を行いました。結果、コーディングのスキルが不可欠という結論に達し、このRPAツールの継続利用は断念しました。RPAを作成できるのはコーディングのスキルを身につけた人だけとなると、業務は属人化してしまいます。高機能なRPAツールでしたが、お客様に紹介しにくいというのが正直なところでした。

そんなとき、数年前から当社の運用サービスを利用いただいているパナソニックISから、ノーコードでロボットを開発できるRPAツール、ロボオペレータを紹介してもらいました。当時はノーコード開発というのが珍しく、我々も興味を抱きました。そこでまずは、私と新卒の安藤と二人でロボオペレータの使い勝手や機能性など検証することにしました。

――安藤様はどのようにしてスキルを習得されたのでしょうか。

安藤氏　まず、ロボオペレータは直感的に操作できるため、すぐに慣れることができました。分かりやすいマニュアルもありましたから、新人でも操作できます。RPA作成のスキルは、付属のトレーニング資料に記載されている練習問題にトライすることで、徐々に上がっていったと思います。分からないところは、パナソニックISのサポートに助けていただきました。メールで問い合わせを行うと、1日以内には回答がいただけます。迅速かつ丁寧なサポートには本当に感謝しています。

――現在は本格的にロボオペレータを活用していると伺っています。実際に業務で利用されているRPAはございますか。

林氏　検証期間を経て、ロボオペレータはノーコードで分かりやすい理想的なRPAツールだということが分かりました。本格的な導入後は、社内業務で利用しているRPAを2つ、BPO業務で利用しているPRAを2つ、計4つのRPAを運用しています。具体的には以下の通りです。

＜教育受講届の集計／社内用RPA＞
運用サービス事業でお客様先に派遣契約の形態で従事する当社社員に対しては、労働者派遣法に従って年間8時間以上のキャリアアップ教育訓練を受講させなければなりません。そのため、当社は社員の教育受講履歴をエビデンスとして記録し、労働者派遣事業報告時にまとめて報告しております。教育受講届のレコードを集計するのですが、締切月は毎日のように集計作業を行っていました。

この集計作業をRPAで自動化。一日あたり最大2時間かかっていた集計作業は、約10分に短縮することができました。集計したデータの確認作業を入れても約30分で作業が終わるため、大幅な業務の効率化が図れたと考えています。

＜スケジュールの転記／社内用RPA＞
当社のシステム上、社内スタッフ用とお客様先に常駐している現場用の2種類のスケジューラーを利用していますが、どうしても共有が必要な会議などのスケジュールは、手作業でもう一方のスケジューラーに転記していました。転記作業も数が多くなっていると面倒ですからRPAで自動化。共有したいスケジュールを通知メールで送信し、それをもう一方のスケジューラーで受信し登録させるRPAを作成しました。

＜定期代の検索／BPO業務＞
定期代の申請において金額確認の業務があるのですが、ピーク時は200～300名の申請があるため、1件ずつネットで定期代を確認する作業は非効率だと感じていました。そこで、経路検索サイトにアクセスし、検索結果の定期代をExcelに転記するRPAを作成。検索結果のURLも貼り付けるようにしたため、経路や金額に間違いがあってもすぐにサイトで確認することができます。2023年4月に交通費の改定があった際は、当社社員の定期代を更新する作業にも役立ちしました。

＜定期代申請の転記／BPO業務＞
PDFで届いた定期代申請をExcelにまとめる作業があるのですが、先ほども申し上げた通り、ピーク時のように200～300名の申請がくると、単純作業とはいえ非常に時間がかかります。そこで、PDFから必要な項目を抜き出してExcelに転記するRPAを作成。これにより、工数は大幅に削減できました。

――他にもRPA化を検討している業務はありますか。

林氏　当社が導入支援を行っている楽楽販売という販売管理システムにおいて、社内的にRPAを検討している業務があります。それは、お客様向けに楽楽販売の仕様書を作成する際、設定画面から必要な項目を転記する作業で、手作業で行うと2～3週間もかかってしまいます。現在はテスト段階ですが、RPA化できれば作業時間は大幅に短縮できると考えています。

他にも、ちょっとした業務の時間短縮のためにロボオペレータを活用しています。例えば、あるシステムに登録されている不要な1,000件のレコード削除がそのひとつ。手作業で行うと2～3時間かかりますが、RPAで行えばわずかな時間で完了します。しかも、工程が単純なため、RPAの作成にかかる時間は30分程度。こうした「難しくはないけど時間がかかって面倒」な業務をRPA化していけば、人への負担はかなり軽減できると考えています。

――ロボオペレータおよびRPAに対する評価をお願いします。

林氏　先ほども申し上げましたが、ロボオペレータは当社にとって理想的なRPAツールだと思っています。先日は社内向けにロボオペレータの勉強会を開催。数件ほどですが、RPAで自動化したいという依頼を受けました。今後は社内の業務改善にも役立てられそうです。それを踏まえ、現在はもう1人、ロボオペレータを操作できるスタッフを育成している最中です。

RPA化する際に業務整理も行いますので、属人化を防ぐことにもつながります。また、納期前に残業が必要になるようなルーチン業務は夜間や休日にRPAに実行させる。RPAならいつでも、同じ操作を正確に何度でも繰り返し行えますので、社員は他の高度なコア業務に集中し、最終的に品質向上にもつながっています。これは定量的効果だけでは測れないメリットなのではないかと考えています。