MAJOR FLOW Z FORM、MAJOR FLOW Z KEIHIを導入
決裁時間が平均40％以上短縮
上層部までの決裁は大幅短縮し、20時間→4時間の事例も

――ワークフローのMAJOR FLOW Z FORMを導入した背景・課題をお聞かせください。

吉川氏　グループの関連会社、穴吹カレッジサービスのソフト開発事業部から2019年に本部へ異動してきたとき、率直にデジタル化が遅れていると感じました。どこからデジタル化するのがベストか思案するなかでたどり着いたのが、教職員・社員全員が関わる申請系の業務でした。つまりワークフローです。

ワークフローを選んだ理由は、申請手続きの煩雑さを目の当たりにしたからです。本部にいると、グループの専門学校や関連会社から送信されてくる稟議書や業務報告書などを否応なしに目にします。すぐに、メールやグループウェア、紙といった具合に申請の手段が統一されていないことに気づきました。しかも、紙の場合は常に紛失というリスクがつきまといます。さらに、回覧中は進捗状況を把握し難く、承認を得るまで非常に時間がかかっていました。

氏部氏　メールやグループウェアの場合は、Excelで作成した帳票を添付して回覧します。しかし、回覧中はブラックボックス化してしまい、やはり進捗状況を把握できません。急ぎのときなどは申請者が手あたり次第、承認者に連絡し確認する必要があります。承認者にしても、承認後は文章を添えて次の承認者に回す手間が発生します。こうした効率の悪さから、ワークフローの導入を検討するようになりました。

――経費精算システムのMAJOR FLOW Z KEIHIも導入されていますが、その理由についてお聞かせください。

吉川氏　当時、稟議書や業務報告書を申請していたのは、課長以上の役職者でした。部下の稟議書や業務報告書を代行して申請するのが習慣化していたようですが、我々としては責任の所在をはっきりさせるため、当事者が直に申請する仕組みにしたいと考えていました。

ただ、ワークフローを導入しても、長年の申請方法はすぐには変わらないでしょう。そこで、経費精算なら全教職員・社員が利用するのではないかと考えました。経費精算で申請することに慣れれば、自ずとワークフローも普及していくと思った次第です。

――ワークフローの比較・検討はされましたか。

吉川氏　Web検索などで15製品をピックアップし、資料請求しました。そこから当グループが求める24個の要件（表）で5段階に評価し、製品の絞り込みを行いました。

吉川氏　とくに欠かせなかったのは、複数法人を管理できるかどうかです。当グループは3法人の専門学校と3社の関連企業を有しており、1人が複数の法人にまたがって兼務することも珍しくありません。グループとして、複数の法人を1つの組織で管理したいという思いがありました。さらに、グループウェア「desknet’s NEO」との連携性という要件で絞り込みを行いました。当グループではdesknet’s NEOが業務のベースとなっているためです。とくに重視したのは、desknet’s NEOからシングルサインオンでワークフローにログインできるかどうかと、申請書類が届いた際にdesknet’s NEOへ通知できるかどうかです。こうして最終的に残ったのがMAJOR FLOW Z FORMでした。

MAJOR FLOW Z FORMは費用もリーズナブル。600ライセンス5年総額で試算したところ、他製品と比べて安価でした。さらに、複数の組織図に対応し、承認ルートも細かく設定が可能です。バックエンドのフラグを調整すれば、柔軟に対応できることが分かりました。これらにより、当グループにはMAJOR FLOW Z FORMが最適だという結論に達しました。

――かなり綿密に比較・検討されたのですね。

吉川氏　どの業界でも同じだと思いますが、必要不可欠な業務システム以外のデジタル化は、稟議を出しても認可されるのが難しい側面があります。そこで、説明しやすいエビデンスを残しておくことが認可の近道だと考え、綿密に比較・検討を行いました。

――現在の稼働状況を教えてください。

吉川氏　MAJOR FLOW Z FORMは2021年から、MAJOR FLOW Z KEIHIは2022年9月から本稼働しています。帳票については書式を主管している総務部が立案し、それに基づいて我々デジタル推進室が作成。現在は出張申請、定期支払などの経費精算、稟議書や業務報告書、物品購入などの届け出など、20ほどの帳票が動いています。ほかにも、動かせる帳票は用意していますが、ユーザー側が戸惑わないように数を制限しています。必要性の高いところから順次稼働させている状況です。

――MAJOR FLOW Z FORM、MAJOR FLOW Z KEIHIの導入効果をお聞かせください。

氏部氏　単純な比較で言うと、決裁時間は以前より平均40％以上短縮しています。とくに上層部まで決裁を仰ぐ稟議書や業務報告書などは大幅に短縮。20時間要していた申請が4時間に短縮された事例もあります。決裁時間の短縮は意思決定速度の向上に寄与しますから、MAJOR FLOW Z FORMの導入効果は想像以上に大きいと感じています。ほか、以下のところでも導入効果が得られています。

＜承認作業の軽減＞
吉川氏　冒頭でも申し上げた通り、メールやグループウェアで承認作業をしていたときは、回覧中の手作業が多く非常に煩雑でした。MAJOR FLOW Z FORMではそれがほぼ全自動。自分の承認が終われば、自動的に次の承認者に通知してくれます。承認者は楽になったと感じていると思います。

＜既出の稟議を参照できる＞
氏部氏　稟議を申請する際、今までは同様の稟議が過去に申請されているかを申請者自身で調べることができませんでした。この場合、本部に問い合わせるしかなく、本部の担当者がサーバを調べてその結果を知らせるという面倒な手順を踏んでいました。MAJOR FLOW Z FORMでは、自動参照権限付きにすればいつでも検索が可能、もちろん、閲覧もできます。担当者もサーバを探す手間がなくなりました。

＜一般の教職員や社員が申請＞
吉川氏　デジタル化で申請が手軽になり、上司が代行する必要性がなくなったせいか、一般の教職員や社員からの申請が増えました。今後はさらに、申請者が責任を持って起案するようになると考えています。

＜経費精算では現金伝票の数が激減＞
氏部氏　MAJOR FLOW Z KEIHIの運用は経理財務の部門、設計や運用サポートはデジタル推進室が行っています。これまでの経費精算は、立て替え分をすべて現金で精算していましたが、MAJOR FLOW Z KEIHIはさまざまな支払処理ができるため、申請者の口座に振り込む（月3回）スタイルに変更。これにより、現金の動きがほぼなくなり、金融機関に行く回数や現金伝票の数が激減。この利便性を知ったせいか、経理財務部門からはMAJOR FLOW Z KEIHIを活用したさらなる改善提案が出てくるようになりました。

――パナソニックISに対する評価と今後の期待をお聞かせください。

吉川氏　寄り添って支援してくれる姿勢に感銘を受けています。とくにサポートのレスポンスが良く、込み入った話の場合はリモート会議で対応してもらえます。先日も申請ルートを自動生成するスクリプトの条件ついて質問しましたが、詳細な回答をいただくことができました。しかも、その内容は我々では思いつかない解決方法で、ある意味プログラムを組んでいただいたような回答でした。導入後は利用者任せになってしまうクラウドサービスも多いなか、しっかり面倒を見てもらえるのは本当に素晴らしいと感じています。

氏部氏　現在、就業管理システムのMAJOR FLOW Z TIMEを導入し、さらなるデジタル化と効率化に取り組んでいます。その流れで言うと、MAJOR FLOW Zにさまざまな製品がラインアップされることに期待しています。当グループはグループウェアとMAJOR FLOW Zを中心に回っていますから、このシングルサインオンのなかで機能を追加していきたいという想いがあります。年末調整などの製品がMAJOR FLOW Zに加われば、すぐにでも導入したいですね。

吉川氏　また、パナソニックISはさまざまなソリューションを扱っていると伺っています。地方ですと、リアルタイムに情報をキャッチアップするのが困難ですから、我々のような教育機関にマッチするソリューションがあれば、ぜひご紹介ください。引き続き、今後ともよろしくお願いいたします。