RPA導入3ヶ月半で年間約1257時間の業務短縮を実現
「オンライン保険確認の自動化」実現も視野に

――RPA導入に至った経緯を教えてください。

山本氏　まず背景として、来たる2025年1月1日に当院は、大阪けいさつ病院（以下：本院）と第二けいさつ病院（以下：第二病院）がひとつに統合されて、新病院で新たなスタートを切ります。その新病院のオープンに合わせて、当院では兼ねてより「スマートホスピタル構想」を掲げて、院内全体のDXを推し進めていました。

その構想の中でも、私たちの中で大きな課題だったのが「外来ETC化」でした。これは患者さんがアプリをインストールしておけば、受付で保険証の提示や確認などの作業をすることなく、アプリ内のQRコードだけでまるでETCのようにスマートに受付を済ませられるというもの。　　　　　　　　　　　　　　
これが実現すれば病院スタッフ、患者さん共に、労力や時間を大きく減らすことができます。ただそのためには、患者さんが受診するまでに保険証の確認を終わらせる「仕組み」が必要でした。そしてその「仕組み」にはRPAが最適だと考えたのです。

また当院には、システム化できない業務をたくさん抱えているという課題もありました。これまで、それらの業務は「人海戦術」で片付けていましたが、新病院のオープンによって採用を止めていたこともあり、院内は人員不足に。人手に頼ったやり方が難しくなってきたことから、RPAの必要性がより高まってきました。

さらにそんな折、ある病院同士の勉強会でDXの話題が取り上げられた際に、当院以外の多くの病院がRPAをとても便利に活用していることを知ったことで、「これはぜひ導入して改善に繋げなければ」という考えに至り、具体的に動き始めることにしたのです。

――数あるRPAの中でロボオペレータを選定した理由を教えてください。

岩﨑氏　大きくは「業務担当者でも使える」ことと「無償サポートがある」ことが理由です。

●業務担当者でも使える
RPAを導入するにあたっては、特定の誰かがRPA担当となって、その人しか自動化ができない状態……いわば「属人化」を防ぐことは必須課題でした。その点、ロボオペレータは操作が比較的簡単で、プログラムの知識がない人でも扱えます。「業務担当者が自分で自分の業務を自動化できそうだ」と期待が持てたことは、選定を大きく後押ししてくれました。

●無償サポートがある
知識がないスタッフがRPAを触ることを想定していたため、無償の「伴走サポート」が付いている点も大きかったですね。困った時にすぐに連絡が取れることはもちろん、時には当院まで足を運んで親身に対応してくれる……そんな手厚いサポート体制は、他の競合他社さんにはありませんでした。
約2ヶ月間のトライアルで、実際に伴走サポートの支援を受けながら、ロボオペレータを触って、複数の業務の自動化に成功しました。さらには金額面でも折り合いが付いたこともあって、2024年から本格採用となった次第です。

――ロボオペレータの活用状況を教えてください。

山本氏　契約は、フル機能版と実行専用版がそれぞれ1アカウントずつ。それぞれ専用のパソコンにインストールしていて、フル機能版のほうは各業務担当者がシナリオ（自動化プログラム）を作りたい時に自由に触れる状態に、そして実行専用版のほうは作ったシナリオをスケジュール機能で実行できる状態になっています。

塩野氏　作成したシナリオは、現時点で※図１の12本です。トライアルも含めて、導入からまだ3ヶ月半しか経っていませんが、既に年間約1257時間の業務時間短縮に繋げることができました。特に目的だった「オンライン保険確認」については、大きな効果が得られたと実感しています。
しかしながら、ロボオペレータはまだ医事課の中でしか使えていませんし、医事課の中でも自動化できる業務はもっとたくさん存在しています。これからどんどんシナリオや使える部署を増やしていくことで、さらに業務改善、時間短縮は進んでいくと思います。

――自動化で業務が軽減したことで、現場にはどのような変化がありましたか？

岩﨑氏　毎朝かなり忙しくしていた「保険確認」の担当者からは、「楽になった」という声が届いています。また細かな算出はまだできていませんが、全体的に時間外労働もかなり減ったように思います。

――ロボオペレータのツールとしての評価を教えてください。

塩野氏　命令はカテゴリーごとに色分けされていますし、その命令文も「アプリを起動」や「条件に応じて実行」など分かりやすい日本語で書かれているので、感覚的に使える点が良いですね。プログラム作成の経験や知識がなくても、誰でも使いやすいですし、UIも見やすく設計されています。「この命令を選べばこうなるのかな？」とイメージできるので、試行錯誤もしやすいです。

―――伴走サポートへの評価についても教えてください。

塩野氏　満足しています。質問のメールを送ると翌日には返信がありますし、シナリオを添付して送信すると、それを修正して返信してくれることもありました。メールだと解決が難しい時には、病院まで来ていただけることもあって、自動化をスムーズに進めることができました。病院側では問い合わせ窓口は準備しておらず、困った人が各々パナソニックISさんに質問できるので、タイムラグなく解決して業務を進められるのでありがたいです。

―――皆さんにとってロボオペレータはどのような存在になりましたか？

山本氏　まるで「文句も言わずに、夜中に頑張ってくれる人材」がいるような感覚です。現場としては業務の負担感が軽減しますし、管理側としても残業時間の削減になるため助かっています。
導入当初は、時々夜中にエラーが発生していて「眠たかったのかな？文句言ってる？」と思うこともありましたが（笑）、今はシナリオを改善することでそれもなくなり、安定して動いてくれています。

―――今後の展望を教えてください。

岩﨑氏　ロボオペレータはシナリオをたくさん作れば作るほど、業務改善に繋がるうえ、費用対効果も上がっていきます。ですので、もっとたくさん活用できるよう、院内での活用を広めていきたいですね。

例えば医事課の中なら、レセプト関連の業務をもっと自動化させて、レセプトチェッカーが確認する前の段階で、診療報酬証明書をある程度まで綺麗な状態に整えられるようにしたいですね。そうすれば、今は熟練のスタッフに頼っているがゆえに属人化したレセプト点検を、ある程度までは標準化させられると思っています。

山本氏　あとは人事、会計、総務といった別部門はもちろん、医師や看護師・臨床検査技師などのコメディカルスタッフなども、意外と事務的統計作業が多かったりするので、そういうところも含めて、ロボオペレータを使えるような仕組みを院内で構築できればと考えています。

その実現のために、パナソニックISさんにはぜひ色々な部署を廻ってヒアリングしていただきたいですね。そしてどの業務が自動化させられるのかを判断、提案してくださることを期待しています。そうすれば、当院の自動化はさらに進んでいくはずですから。