エンタープライズサーチの導入時に比較したいポイント
社内のデータを一括検索できる「エンタープライズサーチ」は、情報収集業務を効率化できるため、導入を検討されている方も多いでしょう。ただし、エンタープライズサーチには数多くの製品があるため、あらかじめ導入目的や選定基準を明確にしておくことが大切です。
導入を検討する際は、検索できるデータの種類や検索スピードに加えて、クローリングのスピード、拡張性などが比較時にチェックしたいポイントとして考えられます。
本記事では、エンタープライズサーチを比較する際のポイントを解説します。
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エンタープライズサーチの選定時の比較ポイント
エンタープライズサーチを選定する際に比較したいポイントは、次の8つです。それぞれについて詳しく見ていきましょう。
- 検索できるデータの種類
- 検索スピード・検索速度
- クローリングのスピード
- セキュリティ対策
- 他システムとの連携などの拡張性
- ユーザー側における操作のしやすさ
- 管理者側における管理・運用のしやすさ
- 導入・運用にかかるコスト
比較ポイント1.検索できるデータの種類
企業で取り扱うファイルの種類は、ExcelやWordといったOffice系のファイルやPDFのほか、画像・動画のファイルなど多岐にわたります。
そのため、エンタープライズサーチの導入を検討する際は、自社で使用しているファイルの種類に対応しているかどうかを確認しましょう。幅広いファイル形式に対応している製品ほど、情報の検索性が高くなります。
また、検索対象にグループウェアが含まれる場合、オプション契約やシステム連携が求められる可能性があるため、事前に確認しておくことをおすすめします。
比較ポイント2.検索スピード・検索速度
一般的に、対象となるデータ量が増えるほど、エンタープライズサーチの処理速度は低下します。ユーザーの快適性やツールの利用頻度に影響する要素なので、慎重に検討するのがおすすめです。
まずは、エンタープライズサーチの検索対象となり得るデータ量を洗い出したうえで、各製品のスペックを比較しましょう。あわせて、将来的にどの程度データが増えるのかを予測しておくことも重要です。
比較ポイント3.クローリングのスピード
エンタープライズサーチは検索サーバを経由し、検索対象のファイルなどからインデックス情報を取得します。この作業は「クローリング」と呼ばれており、クローリングの速度も確認したいポイントです。
たとえば、クローリングを深夜帯に実施するシステムの場合、速度が遅いと作業が朝まで続くことが考えられます。営業時間前までに完了していない場合、業務に支障をきたす可能性があります。
クローリングの速度や作業の時間帯は、無料トライアルやデモ操作の段階で確認しておくとよいでしょう。
比較ポイント4.セキュリティ対策
エンタープライズサーチは数多くの従業員が利用するため、情報漏洩リスクが高まりやすい点に注意が必要です。セキュリティレベルの高さも比較時の指標になります。
エンタープライズサーチを選ぶ際は、アクセス制限やユーザー認証などのセキュリティ機能が標準搭載されているものがおすすめです。そのうえで、ファイルやアカウントなど、細かい単位で権限を設定できる製品が望ましいといえます。
比較ポイント5.他システムとの連携などの拡張性
エンタープライズサーチを活用して業務効率化を図るなら、拡張性も重要な要素です。
たとえば、普段利用しているグループウェアや社内ポータルと連携すると、それぞれのツールに高度な検索機能を組み込めます。さらに、APIやSDK（ソフトウェア開発キット）が提供されている製品であれば、独自のシステムを構築することが可能です。
比較ポイント6.ユーザー側における操作のしやすさ
実際にツールを操作するユーザーが使いにくさを感じてしまうと、定着を図るのが困難です。そのため、無料トライアルやデモ操作の段階でツールの使い勝手を確認しておきましょう。上層部だけでツールの良し悪しを判断するのではなく、現場担当者を参加させることが大切です。
具体的には、ユーザーインターフェースの使いやすさや、サムネイル表示、絞り込み検索などの機能性を確認します。社外からアクセスする機会が多い場合は、モバイル端末の対応可否も確認しておくとよいでしょう。
比較ポイント7.管理者側における管理・運用のしやすさ
ユーザー視点での使いやすさに加えて、管理者側の利便性も確認しておきましょう。エンタープライズサーチの導入後、どの程度運用の負担を抑えられるかが重要です。
ユーザーの利用状況がわかるレポート機能や、クロールジョブのステータス管理機能などがあれば、運用の手間を削減できます。また、ベンダーの支援を受ける場合は、サポート内容も確かめておきましょう。
比較ポイント8.導入・運用にかかるコスト
エンタープライズサーチの導入コストや運用コストは、製品ごとに料金テーブルが異なります。単に費用のみを比較するのではなく、価格の変動要因を踏まえて選定するのが理想です。
たとえば、サブスクリプション型と買い切り型によって、価格には大きな差があります。また、データ容量や機能の種類、オプションなども変動要因の一つです。このような要素は組織規模に応じて選定するのが一般的ですが、将来的な組織の成長も見据えて検討しましょう。
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エンタープライズサーチを比較する前に導入目的を明確にする
適切な選定基準を設けるには、エンタープライズサーチの導入目的を明確にすることが大切です。事前に設定した目的が、ツールを選び分ける判断軸になるためです。
エンタープライズサーチを導入する目的は、次のように企業によってさまざまです。
- 情報収集業務の工数削減
- 効率的なナレッジマネジメントの実現
- DXを加速させるための推進剤
明確な導入目的を設定するほど、必要な機能が明らかになります。情報システム部門や上層部に加え、現場担当者の意見もヒアリングしながら、導入目的を整理しましょう。
ポイントを踏まえてエンタープライズサーチを導入しよう
エンタープライズサーチには幅広い種類があるため、自社に適したツールを選定するには、事前に明確な基準を設けることが重要です。まずは導入目的を明らかにしたうえで、今回紹介した8つの比較ポイントを検討しましょう。
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