エンタープライズサーチとは？主な機能やメリット・デメリットを解説

エンタープライズサーチとは、社内に存在するさまざまなデジタルデータを検索できるシステムのことです。ファイルサーバやクラウドストレージなどの保管元を問わず、キーワードや検索条件を指定して必要な資料を見つけられるのが特徴です。

情報収集の時間短縮につながるため、複数の場所に大量のデータを保存している企業では、特に大きな効果を発揮するでしょう。しかし、導入を検討しているものの、搭載されている機能や社内ポータルとの違いなどが気になる方もいるのではないでしょうか。

本記事では、エンタープライズサーチの仕組みや代表的な機能、導入メリットを解説します。エンタープライズサーチの導入を考え始めたら、まずは概要を理解するところから始めましょう。

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エンタープライズサーチとは

エンタープライズサーチとは、社内に保管されたあらゆるデータを横断的に検索できるシステムのことです。企業向けの検索エンジンとして活用できます。

検索可能なデータの種類はツールによって異なりますが、次のようなものが代表的です。

• Microsoft Officeで作成したファイル（ExcelやWord、PowerPointなど）
• テキストファイル
• 画像ファイル
• HTMLファイル
• クラウドストレージに保存されているファイル

GoogleやYahoo!などの検索エンジンと同じように、該当するキーワードを検索窓に入力すると、条件にあてはまる結果が一覧で表示される仕組みです。

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エンタープライズサーチの主な機能

エンタープライズサーチの代表的な機能は、次のとおりです。

ここでは、各機能の特徴を解説します。

検索機能

検索機能には、大きく分けて次の4つの種類が存在します。

• 横断検索
• あいまい検索
• 自然文検索
• 絞り込み検索

エンタープライズサーチを最大限に活用するためにも、それぞれの特徴を確認しておきましょう。

横断検索

横断検索は、企業内に保存されたすべてのデータを横断的に検索できる機能です。ファイルサーバやデータベース、クラウドストレージといった保管先に関わらず、キーワードからデータを収集できます。

幅広いファイル形式に対応しているのも横断検索のポイントで、Office系やPDF、Zipのような圧縮ファイルなど、あらゆるデジタルデータが対象となります。そのため、目的のデータだけでなく、新たな資料が見つかるケースも珍しくありません。

あいまい検索

特定の資料を検索したい場合に適切なキーワードが思い浮かばず、ピンポイントで検索できないこともあるでしょう。このような場合は、類義語による検索が可能な「あいまい検索」が役立ちます。

あいまい検索は、たとえば次のような表記ゆれに対応できます。

・「データーベース」→「データベース」
・「テレワーク」⇔「リモートワーク」

検索語句と対象データが完全に一致しなくても欲しい情報にたどり着けるのが、あいまい検索のメリットです。

自然文検索

自然文検索は、あいまい検索の技術を発展させたものです。人間が使うような話し言葉を機械が正確に理解し、キーワードに応じた検索結果を返します。

たとえば、「スマホの写真をプリントアウトするには」と検索すると、「スマートフォンで撮影した写真の印刷方法」のような形で認識されるため、正確な検索結果が表示されやすくなります。

自然文検索を活用すると、キーワードを考える手間が省けます。

絞り込み検索

絞り込み検索は、キーワードとあわせて検索条件を指定できる機能です。データの保存先やファイル種別、最終更新者の氏名などの条件で情報を絞り込めます。

保存されているデータの量が多く、顧客やプロジェクト単位で資料が分類されている場合は絞り込み検索機能が便利です。特定のフォルダ内を検索対象に指定することもできるため、情報収集の効率性が高まります。

サジェスト機能

サジェストとは、キーワードの一部を入力した時点で、関連キーワードを表示してくれる機能です。数文字のキーワードを入力するだけで、複数の候補が表示されます。

サジェスト機能は、正確なキーワードがわからない場合や、キーワードに続く語句が思い浮かばないケースに効果を発揮します。

サムネイル表示機能

サムネイル表示とは、検索結果画面に表示されたデータを開かなくても、検索画面上でファイルの内容を確認できる機能のことです。

探しているデータやファイルの名称がわからない場合は、一つずつファイルにアクセスすることになり、手間と時間がかかります。サムネイル表示機能を使えば、目的のデータを効率的に探すことが可能です。

この機能が有効になっていると、検索結果画面に資料の画像が表示されます。また、製品によっては、資料の概要が検索結果画面に表示されることもあります。いずれもリンクをクリックせずに資料の内容を確認できるため、より効率的な情報収集が可能です。

OCR機能

OCR（光学文字認識）とは、画像やPDFファイルからテキストデータを抽出する機能です。この機能によって、テキストによる検索が困難な画像やPDFファイルも全文検索の対象となります。

また、あいまい検索や自然文検索に優れたツールであれば、OCRによってテキストが誤変換された資料でも、正確に内容を読み取って検索結果を表示します。

アクセス権限管理・認証機能

特定の従業員のみに閲覧を許可したいファイルがある場合は、アクセス権限管理や認証機能を利用するとよいでしょう。

閲覧権限が付与された資料のみを検索結果に表示したり、認証情報のない従業員のアクセスを禁止したりすることで、セキュリティ面を強化できます。

活用データの取得

エンタープライズサーチでは、次のようなデータの取得が可能です。

• エンタープライズサーチの利用状況
• エンタープライズサーチの利用頻度が多い組織（部署・支社など）
• よく検索されているキーワード
• 必要な資料が表示されなかった（ゼロ件ヒット）キーワード

このようなデータを分析すると、従業員が抱えている悩みや困りごとを把握でき、システムを適切に運用するためのヒントが見つかります。

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エンタープライズサーチを導入するメリット

エンタープライズサーチを導入すると、次のようなメリットがあります。

• 情報収集の時間を短縮できる
• 社内のナレッジ共有がスムーズになる
• セキュリティ対策につながる

情報収集の時間を短縮できる

情報収集は、社内に蓄積されているデータが多ければ多いほど時間がかかります。

エンタープライズサーチであれば、キーワードや検索条件を指定するだけで目的の資料が検索でき、情報収集の工数削減につながります。余った時間を別の業務に割り当てられるので、業務効率も高まるでしょう。

社内のナレッジ共有がスムーズになる

エンタープライズサーチを導入すると、ワンストップで情報収集を行えるナレッジベースが完成します。不明な点があれば従業員が自ら検索できるほか、作成する資料の重複を避けられるため、大幅な業務効率化が可能です。

また、新しく加入した従業員やチームメンバーに対する、教育の負担を抑えられるのもメリットです。

特に、1990年代半ばから2010年頃に生まれたZ世代は、不明な点が見つかった際に、まず自分で情報を調べる傾向があります。エンタープライズサーチによってナレッジベースを構築すれば、Z世代にとっても働きやすい環境が整います。

セキュリティ対策につながる

エンタープライズサーチをはじめ、検索性に優れた情報管理ツールを利用する際は、セキュリティ面を考慮しなければなりません。誰もが容易に必要な情報を取得できる状況は、同時に情報漏洩のリスクが高まることを意味するからです。

エンタープライズサーチには、アクセス権限設定や認証機能が備わっているため、組織規模や働き方に合わせて適切なセキュリティ体制を構築できます。

さまざまなメリットがありますが、具体的な導入効果が気になる方はこちらのページもご確認ください。

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エンタープライズサーチを導入するデメリット

ここまでエンタープライズサーチの利点について詳しく説明してきましたが、いくつかのデメリットについても触れておく必要があります。

主なデメリットとして挙げられるのは、やはり「導入費用」や「保守費用」が発生することです。

エンタープライズサーチの具体的な費用や価格は、機能や企業内のデータ量によって異なるため、相場をここで示すことは難しいですが、前述のように社員一人ひとりが資料を探すために費やす時間を総合的に考慮すると、コストパフォーマンスに優れた投資であると言えるでしょう。

「Neuron ES」では、導入時に一括でお支払いいただく買い切りプランに加え、初期費用を抑えた月額課金（サブスクリプション）プランもご用意しております。また、期間限定の無料トライアル版についてもご相談いただけますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

エンタープライズサーチの導入におすすめの業種や企業規模

ここで改めて、先に述べた機能やそのメリット・デメリットを踏まえ、エンタープライズサーチの導入に適した業種および企業規模についてお伝えいたします。

業種に関しては、特定の分野に限らず広範囲にわたって利用されています。特に挙げるとすれば、製造業、建設業、情報通信業などが該当しますが、社内データの活用においては業種や業界を問わず共通の課題が存在すると言えるでしょう。

企業規模については、主に大企業でご利用いただいております。社内のデータや資料は、企業の規模や従業員数が増えるにつれて、膨大なデータ量に比例して増加するためです。

しかし、最近のデジタル化の進展を考慮すると、企業の規模に関わらず多くの業種での活用が可能であると私たちは考えています。

企業によっては、非デジタルデータ（紙文書など）が大量に存在する場合もあります。そのような状況においても、OCR処理を通じてデジタルデータに変換することで、エンタープライズサーチが有効に機能した事例もございます。

では、実際に各企業がエンタープライズサーチをどのように活用しているのかについて、次の章で各社の取り組みや活用事例を紹介いたします。

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エンタープライズサーチの活用事例

ここでは、エンタープライズサーチ「Neuron ES」の活用事例についてご紹介いたします。

過去資料の利活用で、生産性を向上：総合化学メーカー A社

膨大な量の研究資料などでファイルサーバ内のデータが数10TBの規模に増え、目的の情報を探し出すことが困難だったA社。

「Neuron ES」を導入し、資料内のキーワード単位まで細かく検索対象にすることで、目的の情報を即座に発見できるようになりました。結果、過去資料の利活用などで無駄を防ぐことに繋がり、生産性の向上が実現しました。

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情報収集にかかる時間を大幅に削減：自動車部品メーカー B社

取引先や取扱製品が多く、膨大な過去資料・類似データなどが存在するB社では、「過去資料が見つからない」「探すのに時間がかかる」などの課題がありました。

「Neuron ES」の導入で、目的の資料が素早く・漏れなく見つかるようになったほか、過去資料の担当者の確認や会議での議論への予習など、社内の情報共有が活性化しました。リモートワークやフリーアドレス制度などの多様な働き方改革ともシナジーを発揮し、生産性向上に貢献しています。

数十万人が利用する社内ポータルの検索性を向上：パナソニックグループ

グループ全体の体制変更に伴い、グループ横断の社内ポータルを立ち上げたパナソニックグループ。立ち上げ当初は、情報量の膨大さから「欲しい情報が見つからない」状態でした。

「Neuron ES」の導入で、グループ全体の約100サイトに上る検索対象から圧倒的な検索スピードですぐに検索結果を表示し、欲しい情報が見つけやすい環境が整備できました。また、夜間に行われるクローリングも数時間で完了し、常に鮮度・精度の高い情報検索が可能になりました。

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失敗しないエンタープライズサーチの選び方

エンタープライズサーチの導入や検討を行う際には、通常、複数の選択肢から選ぶことが一般的ですが、その際にどのような基準で比較すべきか悩む方もいらっしゃるかもしれません。

ここでは、比較検討を行う際の重要なポイントをいくつかご紹介いたします。エンタープライズサーチを検討する際の参考にしていただければ幸いです。

• 対応規模
• 対応リポジトリ／対応ドキュメント
• 機能／インターフェース
• 価格・プラン
• 導入サポート／アフターフォロー

対応規模

まず、検討中のエンタープライズサーチ製品が対応可能なデータ容量の規模と、実際に自社が保有しているデータ容量が一致しているかを確認することが重要です。

一般的には、数百GB（ギガバイト）程度の容量は小規模と見なされ、数十から数百TB（テラバイト）に達する場合は大規模・大容量とされます。

対応リポジトリ／対応ドキュメント

社内に保管されているデジタルデータが主にどのリポジトリに格納されているかを事前に調査し、そのリポジトリに適したエンタープライズサーチを選定することが重要です。

主なリポジトリには、ファイルサーバー、ポータルサイト、データベース、Box、Notes、SharePointなどがあります。「Neuron ES」は、これらのリポジトリに対応しています。

また、ドキュメントの種類についても留意が必要です。ExcelやWord、PowerPointなどのOfficeファイルやPDFファイル、その他のテキストデータには多くの対応製品がありますが、zipファイル（圧縮ファイル）については、検索結果にファイル名のみが表示されるなど、特定の条件が存在します。

自社のデジタルデータがどのリポジトリに、どのようなファイル形式で存在しているかを大まかに把握した上で、エンタープライズサーチ製品を選ぶことが望ましいと考えられます。

機能／インターフェース

エンタープライズサーチ製品には、サムネイル表示やプレビュー機能、絞り込み検索機能など、利用可能な機能とそうでない機能が存在します。

機能が多ければ多いほど良いと考えがちですが、必ずしもそうではありません。

多様な機能が搭載されていることで、逆にユーザーがそれを使いこなせないという問題が生じる可能性もあります。導入の目的が適切に達成されるかどうかを意識して製品を選ぶことが重要です。

また、各社の検索画面や検索結果画面のインターフェースにも独自の特徴があり、多くの社員にとって使いやすいインターフェースを持つ製品が望ましいといえます。

価格・プラン

エンタープライズサーチ製品の価格や導入費用は、機能や対応するデータ容量によって異なります。社内に保有するデータが大規模である場合、複数のサーバーを設置する必要が生じ、そのため自社でのサーバー費用も考慮する必要があります。

一般的に発生する費用には以下のようなものがあります。

• 導入時の初期費用
• 月額の保守費用
• 月額の利用料金

「買い切り型」のライセンスを一括で購入するプランもあれば、初期費用を抑えた「月額利用料（サブスクリプション）」のプランも存在します。

社内の予算や導入時期に応じて、柔軟に対応できるプランを選ぶことが望ましいでしょう。導入前には試用版やデモ版の有無を確認することをお勧めいたします。

導入サポート／アフターフォロー

エンタープライズサーチを導入する際には、社内での承認や稟議、上申が不可欠です。その際に有用となるのが、社員の働き方に関するデータや各種資料です。

導入実績が豊富な企業が提供する製品であれば、営業担当者から他社での社内承認の取得方法についてのアドバイスを受けられる可能性があります。

さらに、導入前後の効果測定も意外と難しい課題です。この点についても、実績のある企業であれば具体的な測定手法や過去の資料を持っていることが多いため、一度相談することをお勧めいたします。

エンタープライズサーチ導入時の比較ポイントについては、こちらのページでさらに詳しく解説しています。あわせてご覧ください。

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エンタープライズサーチ「Neuron ES」とは？

「Neuron ES」は、企業内にある様々な情報・資料を、保管場所にとらわれず高速＆横断的に一括検索できるエンタープライズサーチです。

後発ながら国内大手企業を中心に大規模導入の事例が多く、IT製品・サービス比較サイト『ITトレンド』エンタープライズサーチ部門にて、7年連続1位を達成しています。

※「NeuronES」は、株式会社Innovation&Co.が運営するIT製品・サービス比較サイト『ITトレンド』のエンタープライズサーチ部門において、2017年～2023年の間、7年連続1位を達成。

エンタープライズサーチ「Neuron ES」が選ばれる理由

エンタープライズサーチ製品は数多く存在しますが、その中でも「Neuron ES」が多くの企業様に選ばれる理由があります。

ここでは、エンタープライズサーチ「Neuron ES」が選ばれる理由についてご紹介します。

【選ばれる理由1】高い検索機能で、多様化する企業内データを横断検索

​インターネット検索と同様、関連キーワードを入力するだけで、マニュアルを読まずに誰でもすぐ簡単に利用できます。検索結果はプレビュー画面付きで表示され、素早く目的の文書や資料にたどり着くことができます。

データの取得元・データの種類によって絞り込み検索をしたり、ファイルを開かずとも中身を確認するサムネイル・プレビュー機能も備わっています。

【選ばれる理由2】独自開発の高速クローラーでストレスレス​

全文検索システム「Apache Solr」をベースに開発した独自の検索エンジン（クローラー）により、クローリングが非常に速い製品となっていますので、ストレスを感じることなく検索いただけます。

また、「Neuron ES」の検索サーバのリソースは非常にコンパクトで、検索対象容量の10%しか使用しません。そのため、他の検索エンジンでは対応できない大容量の検索対象でも利用可能です。

【選ばれる理由3】ご予算やご利用シーンに合わせて​最も高コスパなライセンスをご提案​

買取型・サブスクリプション型の2つの料金プランをご用意しており、ご予算やご利用シーンに合わせて最も高コスパなライセンスをご提供いたします。

スモールスタートも可能な製品となっておりますので、はじめは部署単位で始めてみたいというご要件にも対応しております。​

【選ばれる理由4】後発の製品ながら大手企業様を中心に​400ライセンス以上の導入実績​

「Neuron ES」 はエンタープライズサーチ製品として後発の製品となります。そのため、導入数だけを見れば「Neuron ES」 より多い製品もいくつかありますが、ここ1、2年の実績では業界の中でも1、2を争えるほどの導入実績を持っています。​

また、大手企業への導入実績も豊富です。大手企業となるとデータ量も非常に多いのですが、問題なくご利用いただいております。​​

エンタープライズサーチを導入して業務効率化を図ろう

エンタープライズサーチは、社内に存在するデータ量が多い企業ほど導入の効果が大きくなります。GoogleやYahoo!と同じ感覚で、社内の必要なデータを検索できるため、情報収集にかかる時間の大幅な削減につながります。

パナソニック インフォメーションシステムズが提供するエンタープライズサーチ「Neuron ES」には、高性能な検索エンジンが搭載されており、高速なクローリングが可能な点が特徴です。

データ容量やユーザー数を問わず価格は一定かつリーズナブルで、一括購入・サブスクリプションから好みの方法を選択できます。

社員一人ひとりの生産性を向上させ、業務の効率を改善するために、エンタープライズサーチの導入をぜひご検討ください。