稟議におけるワークフローとは？課題はワークフローシステムで解決しよう

ワークフローとは、社内業務のなかで主に承認プロセスを可視化し、一元管理を図る手法です。申請・承認・決裁といった流れを経由する稟議とは、非常に相性の良い関係だといえます。

一般的に稟議を進める際は、一つのプロセスが完了するまでに時間がかかる、紙の管理が煩雑化しがちなどの課題が生じ得ます。そのため、稟議における適切なワークフローを構築することが大切です。

本記事では、稟議におけるワークフローの意義やメリットを詳しく解説します。適切な管理を実行するためのツールについても紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

※本記事における「ワークフロー」とは、業務における一連の流れを意味します。

稟議におけるワークフローとは

稟議業務を完了させるために必要な業務の流れのこと

稟議におけるワークフローとは、稟議業務で定められた一連の流れを指します。

たとえば稟議では、起案者による稟議書への記入と申請、上長による承認、決裁者による決裁、稟議書保管といった一連の流れを経由するのが一般的です。組織規模によっては承認者が複数に分かれたり、ルートが複雑に分岐したりするため、申請から決裁までのプロセス（＝ワークフロー）を一元的に管理する必要があります。

適切なワークフローを構築すれば、稟議プロセスにおける業務効率化へとつながります。

ワークフローと稟議の違いは？

ワークフローとは、特定の業務開始から終了まで（狭義の意味では申請から承認・決裁まで）の一連の流れを指す言葉です。

一方の稟議は、社内で決裁権を持つ人物から承認を得る業務を指します。ワークフローが「プロセスそのもの」を表す言葉なのに対し、稟議は一連の流れを伴う「業務」という点に違いがあります。

ワークフローに関しては、こちらのページでも詳しく解説しています。意味や仕組み、メリットなどを知りたい方は、ぜひご覧ください。

稟議業務における課題

稟議におけるワークフローの重要性を理解するには、まず稟議業務における課題を把握することが大切です。社内で次のような課題を抱えている場合、ワークフロー管理の必要性が高いといえます。

• 一つの稟議に時間がかかる
• 紙の管理に手間がかかる
• 決裁規定が遵守されない（内部統制における課題）
• 働き方改革への対応が難しい

一つの稟議に時間がかかる

稟議は、備品の購入や設備投資、新入社員の採用などの幅広いビジネスシーンで発生します。しかし、その度に稟議書の適切な様式を確認したり、書類を作成したりすると、多大な手間や時間がかかります。また、承認者が差し戻しを行う場合でも、修正印の押印や報告など、手戻りによる遅延が発生しがちです。

このような問題は、紙やExcelでワークフローを管理している際に発生しやすいといえます。特に、作業工程が可視化されていない状態では、作業者の進捗状況がわからず、スムーズに稟議が進まない可能性も考えられるでしょう。

紙の管理に手間がかかる

従来、一般的な手法とされてきた紙ベースでの管理は、何かと問題が発生しがちです。

たとえば、紙とハンコの運用では稟議書を作成する度に、紙代や印刷代がかかります。関連資料が添付された稟議書であれば、数多くの紙を印刷しなければならず、保管スペースを圧迫します。盗難や情報改ざんのリスクが高まってしまうのも難点です。

膨大な量の紙の資料を使用する稟議では、できるだけ早期にペーパーレス化を図りたいところです。

決裁規程が遵守されない

稟議を行う際は、社内規定・ルールから外れた流れで進行し、イレギュラーな対応が必要になることがあります。すると、フロー全体に遅れが生じて、納期遵守率が低下する可能性も考えられるでしょう。

明確な決裁規定のもとで内部統制を図るには、取引ごとにロールを定められるワークフローシステムのような仕組みが不可欠です。

働き方改革への対応が難しい

書類への押印が必要な場合には、柔軟な働き方への対応が難しくなります。起案者や承認者が稟議の度に社内に出向く必要があるためです。

この状態では従業員が頻繁に出社しなければならず、テレワークをはじめとする働き方改革の推進に支障をきたす恐れがあります。遠隔地同士でスムーズなやり取りを行うには、後述するワークフローシステムを検討するのがおすすめです。

稟議にワークフローシステムを導入するメリット

前述したような課題を解消するために、ワークフローシステムの導入を視野に入れてみてはいかがでしょうか。ワークフローシステムとは、申請フォームの作成やシステム間のデータ連携、承認状況の可視化などに対応したサービスです。

ワークフローシステムを導入すると、次のようなメリットが得られます。

• 稟議完了までの時間短縮
• 煩雑なフローに対応できる
• コスト削減
• 企業のガバナンス強化
• 場所を問わず承認可能

稟議完了までの時間短縮

ワークフローシステムには、稟議の工期短縮につながる幅広い機能が搭載されています。代表的な機能は次の通りです。

• 入力ミスを防止する機能
• テンプレートやコピー機能
• 拠点間でのデータ共有（郵送が不要になる）
• インターネットがある環境下であれば場所を問わず承認できる（スマホ対応の製品もある）

このような機能を活用すれば、起案者が短時間で書類を作成できるほか、承認者や決裁者もデータをスムーズに参照・活用することが可能です。一つひとつのタスクを効率良く処理できるため、結果としてプロセス全体での時間短縮につながります。

煩雑なフローに対応できる

組織規模にもよりますが、稟議では複数の人物が承認作業にかかわるだけあり、プロセスが煩雑になりがちです。紙でワークフローを管理する際は、決裁規定を理解し、覚える必要があり、確認漏れや記入ミスが発生しやすくなります。

その点、ワークフローシステムであれば、複雑な稟議プロセスにも柔軟に対処が可能です。

たとえば、購入金額が100万円以上の場合は部長が承認、100万円未満は課長が承認といったように、特定の条件を指定できます。製品によってはトリガー発生の条件を細かく指定できるため、複雑なワークフローを構築する際でも安心です。

コスト削減

稟議にかかわる業務のペーパーレス化が実現するため、紙代や印刷代などの削減につながります。また、稟議書や関連書類で占めていたスペースが不要になるのもメリットです。必要な書類はデータベースから検索できるため、情報収集の時間短縮にも効果を発揮します。

企業のガバナンス強化

稟議書のペーパーレス化が進めば、書類の盗難リスクを最小限に抑えられます。また、承認履歴や証跡が可視化されるため、情報改ざんやデータ漏洩の抑止力としても効力を持ちます。

ただし、ワークフローシステムのセキュリティレベルには製品ごとに大きな差があります。複数の製品を比較する際は、少なくとも次の要素に着目すると良いでしょう。

• パスワードポリシーの設定
• アカウントごとの権限設定範囲
• 監査ログ機能の有無
• SSLやプロキシサーバの対応可否

場所を問わず承認可能

ワークフローシステムは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの幅広い端末で利用できる製品が少なくありません。利用可能な端末の種類が増えるほど活用シーンの幅が広がるため、テレワークなどの多様な働き方に対応しやすくなります。

さらに利便性を向上させたいなら、レスポンシブデザインやモバイル通知に対応したワークフローシステムがおすすめです。

稟議以外の業務に活用できる

人事や総務、営業など、稟議以外の業務に活用できるのも、ワークフローシステムのメリットです。製品にもよりますが、ワークフローシステムには帳票の幅広いフォーマットがそろっており、稟議以外の業務へと柔軟に拡張できます。

たとえば、パナソニック インフォメーションシステムズが提供する「MAJOR FLOW」では、稟議以外に次のような業務にも対応が可能です。

ワークフローシステムを導入して稟議を効率化しよう

稟議で社内で決裁権を持つ人物から承認を得るために、申請・承認・決裁といったさまざまな流れを経由します。そのため、業務の流れを可視化し、適切な形でワークフロー管理を行うことが重要です。

パナソニック インフォメーションシステムズが提供している「MAJOR FLOW」は、ワンパッケージで稟議・経費精算・勤怠管理に対応するワークフローシステムです。ニーズに合わせた多様なフローを感覚的な操作のみで構築できます。

以下のページで詳細を紹介していますので、興味のある方はぜひご覧ください。

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