勤怠管理システムのワークフロー機能を活用しよう！業務におけるメリットとは

勤怠管理は、従業員の出退勤の時間や欠勤、遅刻・早退などの勤務状況を記録し、集計を行います。これらの勤怠情報は、給与の計算や保険料といった税金にも反映されるため、時間外労働や休日出勤などを正確に把握する必要があります。

また、勤怠状況を正しく把握することで、社内の就業管理にもつながります。そこで活用したいのが、ワークフロー機能を搭載した勤怠管理システムです。ワークフロー機能が付随している勤怠管理システムを導入することによって、勤怠管理にまつわる業務負担を減らすことができます。

本記事では、勤怠管理における課題や、勤怠管理システムのワークフロー機能の活用によるメリットを詳しく解説します。

※本記事における「ワークフロー」とは、ワークフローシステムを意味します。

※公開時はこのテキストは削除してください※以下の内部リンク：ワークフローとは

勤怠管理における課題

ここでは、勤怠管理で起こりがちな課題を紹介します。

• 集計業務が大変
• 休暇申請状況がリアルタイムで把握できない
• 働き方改革に伴う労務管理が難しい

集計などの管理が大変

データ入力に手間がかかる場合、同時に集計作業にも時間を要するケースがほとんどです。特に、従来のタイムカードやExcelなどを用いて勤怠管理を行っていると、処理件数が増えるほど手間が増加し、別の業務に支障をきたす可能性も考えられます。

また、集計した内容の給与システムへの反映のほか、休暇や残業の申請書との突き合わせ作業などの業務も工数がかかるケースが多いです。

勤怠状況を適切に管理・把握ができていない

実績に合わせて休暇や残業などの申請が行われているかの確認や、休暇等の申請状況がリアルタイムに把握できないといったことも課題の一つになります。管理者側で内部統制が図れないだけでなく、承認作業の遅延が発生し、申請者自身にも悪影響を及ぼす可能性があります。

働き方改革に伴う労務管理が難しい

従来の勤怠管理では、働き方改革に伴って頻繁に改正される労働基準法に対応しづらいこともあるでしょう。仮にExcelで勤怠管理を行っていた場合は、法改正によって大幅なデータの修正が求められる、あるいは労働基準監督署に提出する書類としては認定されにくいといった課題が想定されます。

ワークフロー機能を搭載した勤怠管理システムのメリット

ここまでにお伝えした課題を解消するには、従来の勤怠管理から脱却し、DX化の観点から勤怠管理システムのワークフロー機能を活用するのが理想的です。

ここでは、当社が提供する「MAJOR FLOW 勤怠管理」の特長をもとに、導入するメリットをご紹介します。

業務の効率化ができる

勤怠管理システムを導入することで、利用する従業員や承認者、勤怠管理を行う総務担当者など、さまざまなケースでの業務効率化が期待できます。以下はその一例です。

・従業員（申請者）

休暇申請の承認状況を適切に把握できる。スマートフォンから申請も可能。

・承認者

勤務状況や残業状況がリアルタイムで確認できる。モバイル通知などを駆使すると確認漏れのリスクが軽減。

・勤怠管理を行う人事総務担当者

申請書が出勤予定表に自動反映されるため、確認作業の時間短縮につながる。

正確な労務管理ができる

勤怠管理システムによって従業員の出退勤時間を正確に把握できるため、より正確な労務管理が実現します。「MAJOR FLOW 勤怠管理」では、勤怠や休暇申請などの状況もリアルタイムで把握できるほか、残業時間が規定を超えた場合は本人や上長にメールでお知らせすることが可能です。

また、製品によっては過去の業務のフローを記録として蓄積できます。この情報をもとに管理体制を整備すれば、ガバナンスの強化につながるでしょう。

他システムとの連携で一元管理ができる

勤怠管理システムのなかには、複数の機能がパッケージ化された製品が存在します。フロー構築や勤怠管理以外の機能を利用できるため、対応可能な業務範囲が広がります。

例えば、「MAJOR FLOW 勤怠管理」は勤怠管理システムになりますが、同シリーズにて経費精算や申請書作成といった領域に特化したものもあり、これらと連携することで、データ入力の負担軽減や部門を超えてのスムーズな連携を実現できます。

ワークフロー機能が搭載された勤怠管理システムによる導入効果

実際に勤怠管理にワークフローシステムを導入した際の、具体的な効果について解説します。ここでは、パナソニック インフォメーションシステムズが提供している「MAJOR FLOW 勤怠管理」を例に挙げ、導入効果を一覧化しました。

同社は250名の申請者、45名の承認者、5名の人事担当者で勤怠管理の業務を運用しています。

■申請者（250名）

■承認者（45名）

■人事担当（5名）

特に大きな時間短縮効果が現れたのは、申請者によって入力されたデータ転記の段階です。そのほか、人事担当によるデータの突合時やデータ入力でも成果が発揮されています。

具体的な導入事例はこちらの記事で詳しく解説していますので、気になる方はぜひ参考にしてください。

勤怠管理にはワークフローシステムを活用しよう

勤怠管理では、従業員による申請や上長による承認、人事担当による決裁といったさまざまなプロセスを経由します。幅広い情報を取り扱うだけあり、承認者が複数に分かれる、あるいはプロセスが煩雑化しやすいため、適切な業務フローの管理が求められます。

前述の通り、パナソニック インフォメーションシステムズでは、「MAJOR FLOW」というワークフローシステムを提供しています。感覚的な操作のみで承認プロセスを構築できるため、初めての方でも安心です。資料請求やカタログのダウンロードができますので、気になる方はぜひお問い合わせください。

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