ワークフローシステムの導入事例をご紹介！導入を成功させるためのポイントとは
ワークフローとは、特定の業務（特に申請や承認にかかわる業務）の自動化を目的に、一連の流れを可視化した図を指します。ワークフローを適切に管理することで、業務の流れや進捗状況が一目で把握できるため、業務プロセスの改善や生産性の向上につながります。
ワークフローの考え方を導入するとさまざまなメリットがありますが、成果が抽象的になりがちな点から、具体的な導入効果をイメージするのは難しいものです。
そこで本記事では、ワークフローの導入事例をもとにメリットや効果を解説します。
※本記事における「ワークフロー」はワークフローシステムを意味します。
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ワークフローの導入事例
当社パナソニック インフォメーションシステムズは、「MAJOR FLOW」というワークフローシステムを提供しています。ここでは、MAJOR FLOWの導入事例をもとに、ワークフローシステムの具体的な効果を紹介します。
ペーパーレス化と申請業務の一元化を促進｜エムエム建材様
エムエム建材株式会社では、申請業務においてシステムと紙ベースの管理手法が混在していたため、単一システムへの統一化を模索していました。特に紙ベースでの作業で、承認に時間がかかる、紛失の危険性が高いといった点が問題視されていたためです。
そこで新会社の設立を機に、MAJOR FLOWへのシステム統一を果たします。申請業務が一元化された結果、従来の承認プロセスにおける無駄を徹底的に排除することに成功しました。また、パナソニック インフォメーションシステムズのサポートを活用しつつ、教育・研修の負担を軽減できた点もポイントです。
申請業務の整備によって承認時間を半分に短縮｜株式会社デンソークリエイト様
株式会社デンソークリエイトでは、経理担当者が出張旅費精算の経路や金額を手作業で確認したり、膨大な資料付きのメールを一つひとつ送信したりと、業務効率を損ねる課題に悩まされていました。
そこで、MAJOR FLOWを導入するとともに、乗換案内との連携を行い、面倒な確認作業をすべて自動化。出張旅費精算や承認申請もワークフロー内で完結するようになりました。また、停滞している申請が可視化された結果、スムーズな問題の特定と迅速な決裁へとつながっています。
組織全体の申請業務の効率化｜穴吹カレッジグループ様
専門学校や専門職短期大学を運営する穴吹カレッジグループでは、経費精算時の煩雑なやり取りが大きな課題でした。申請手段が統一化されていないほか、回覧中に進捗状況がわからないため、担当者へと手当たり次第に確認するなど、効率化を阻害するさまざまな要因を抱えていました。
そこでワークフローシステムの導入を決意しますが、15製品をピックアップし、24つの要件をもとに5段階評価を行います。最終的に導入へと至ったMAJOR FLOWでは、20種類以上の帳票を単一システムに集約。自社にとって最も適切な製品を導入した結果、決裁時間が平均40％以上も短縮しました。
ワークフローシステムの導入・活用を成功させるためのポイント
適切なワークフロー管理を実現するには、何よりも自社に合ったワークフローシステムを選定することが重要です。そのうえで、ワークフローシステムを導入する際のポイントを押さえましょう。
- 導入目的を明確にする
- スモールスタートから始める
- 社内で勉強会やレクチャーを行う
導入目的を明確にする
ワークフローシステムにかかわらず、何らかのシステムを導入する際は目的を明確にすることが大切です。目的が曖昧なままシステムを導入すると、成果やゴールがイメージしにくいため、ツールが形骸化する恐れがあります。
目的を設定する際は、まず現状の課題を洗い出すことから始めましょう。先ほど紹介した事例でも、各社共通の課題を持ち、その問題解決に相応しい製品を選んでいたことがわかります。課題が明らかになれば必要な機能が明確になるため、よりスムーズにテスト環境へと移行できます。
スモールスタートから始める
一般的にワークフローシステムにはさまざまな料金体系があり、プランによって搭載されている機能に大きな差があります。
まずは、一部の申請書から運用するなど、用途や部署を限定したスモールスタートから始めるのがポイントです。事前のトライアルなどで納得できるまで機能性や操作性を確認しましょう。
製品によっては、オプションやAPI連携で機能を増やせるものもあるため、段階的にスケールアップを図るのがおすすめです。
社内で勉強会やレクチャーを行う
日常的に使用しているワークフローのシステムが変わるのは、従業員にとっても大きな変化です。それだけに従業員の不満が高まったり、モチベーションが低下したりといった悪影響が考えられます。
そのため、新たなシステムの導入背景を丁寧に説明することが重要です。メリットや活用方法に関しても周知徹底し、従業員一人ひとりの理解を得ましょう。また、使い方に関する説明会や質問対応など、導入後のアフターフォローも欠かせません。
ワークフローの事例まとめ
今回はMAJOR FLOWの事例を参考に、ワークフローシステムを導入するメリットや効果を紹介しました。
MAJOR FLOWは、稟議・経費精算・勤怠管理の製品ラインナップを用意したワークフローシステムです。簡易操作で申請書を作成できる「FormDesigner」や、外部システム連携、モバイル対応などの幅広い機能を搭載しています。
お問い合わせいただくことで、さらに詳細な資料を無料でダウンロードできます。経費精算や勤怠管理など、社内の承認プロセスにおける業務効率化を実現したい方は、ぜひ参考にしてください。
