ワークフローとは？ワークフローシステムの活用について解説
本来、ワークフローとは、特定の業務プロセスを可視化する手法や図を指す言葉ですが、近年では「組織内での申請・承認の流れ」という意味で活用されるのが一般的です。
特に大規模な組織では、多人数で承認を行なったりルートが複雑に分岐したりして、承認プロセスが煩雑化しがちです。だからこそワークフロー管理の重要性を理解したうえで、適切な仕組みを整える必要があります。
本記事では、ワークフローの概念や目的、ワークフロー管理の進め方を詳しく解説します。情報の一元管理に便利なワークフローシステムについても紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
※本記事における「ワークフロー」は、業務の一連の流れを意味します。
ワークフローの意味・定義とは
ワークフローとは、一つの目的を達成するための複数の業務を同一手順で行えるよう、一連の流れを決めること、あるいはそれを図式化したものを指します。
本来は上記のような広い意味を持っていますが、近年では「組織内での申請・承認の流れ」という意味で用いられるのが一般的です。具体的には、次のような業務でワークフローが活用されています。
- 備品や物品の購入申請
- 営業活動関連業務（見積許可や日報）の申請
- 経費精算の申請
- 出張報告書の提出
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、各種申請や稟議といった、組織内で行われている業務手続きを電子化する仕組み・ソフトウェアを指します。
ワークフローは紙ベースでも管理できますが、手間やコストがかかる点には注意が必要です。
たとえば、書類の受け渡しや担当者の在席確認に時間がかかったり、記入漏れやヒューマンエラーによって余計な手間が発生したりします。また、紙代や印刷代などの費用が発生するのも難点です。
このような課題はワークフローシステムで解消できます。
ワークフローシステムでは、デジタル上で業務の流れを一元管理できるほか、複数システム間でのデータ連携や申請作業の自動化に対応している場合も少なくありません。紙ベースで情報を管理するよりも、申請・承認業務の大幅な効率化につながるのがワークフローシステムの利点です。
ワークフローシステムを導入する目的
ワークフローシステムを活用する主な目的は、業務の効率化と内部統制の強化です。
ワークフローシステムがなければ、「誰が・いつまでに・何を・どのように実施すべきか」という情報が不明瞭で、上手く内部統制が図れません。これでは業務プロセスの随所で属人化が発生し、組織の円滑な情報共有を阻害してしまいます。
一方、業務の流れ、特に承認プロセスを可視化し、統合的に管理すると、誰もが業務の進捗や現状のステータスを把握できます。結果として属人化の抑制につながるとともに、業務の進め方や作業内容が統一されます。
また、工程間のボトルネックを特定しやすくなるため、業務効率化に向けた改善にも効果を発揮するでしょう。
ワークフローシステムを活用するメリット
ワークフローのシステム化を検討している方の課題としては、承認フローにおける業務のスピード感に欠ける点や、社内ルールに則ってフローを進行できない点が挙げられます。このような課題を解消するには、ワークフローシステムを活用するのがおすすめです。
ここでは、ワークフローシステムを活用するメリットを4つのポイントに分けて解説します。
- 業務の効率化
- 内部統制の強化
- DX化による多様な働き方への対応
- コスト削減
業務の効率化
業務工数の削減
紙やExcelで管理する場合に比べ、ワークフローシステムでは業務工数の削減に大きな効果を発揮します。
たとえば、紙やExcelでの管理には記入ミスや漏れが発生しがちです。一方、ワークフローシステムを採用することで、記入ミスが発生した際にアラートを表示したり、申請内容の自動チェックを行ったりできるため、ヒューマンエラーのリスクとともに手戻りの手間を最小限に抑えられます。
そのほか、拠点同士で書類を郵送せずに済むのも利点です。ワークフローシステムは、複数の拠点に別々の承認者がいる場合でも、リアルタイムで即座に次の承認者に進みます。結果として、フロー全体の工期短縮につながります。
業務の可視化
ワークフローシステムではシステム上に業務の一連の流れが可視化されるため、進捗状況を常に確認できます。万一、停滞している箇所があっても、即座に課題を把握しつつ対処できるのがメリットです。
また、申請履歴や過去のデータはシステム上に自動で蓄積されます。過去の申請内容を検証することで、新たな課題の特定やアイデア抽出に効果を発揮します。
内部統制の強化
申請・承認業務に関するすべての内容、デジタル上での承認決裁ルールの可視化ができるのも利点の一つです。さらに、承認プロセスの履歴やログがシステム上に残っているため、過去のすべてのデータを参照できるのも特徴です。
これにより社内規則を徹底的に遵守しつつ、ハイレベルな内部統制のもとでワークフローを管理できます。
DX化による多様な働き方への対応
ワークフローシステムではすべての手続きがデジタル上で完結するため、申請・承認作業のために出社する必要がなく、テレワークやハイブリッドワークなどの多様な働き方と相性が良いです。働き方改革におけるペーパーレス化や、脱ハンコの仕組みが整っていない企業への導入も効果的です。
コスト削減
本来、ワークフロー管理を実施するには、書類として出力するための紙代や印刷代、他拠点に書類を発送するための郵送費などが必要でした。しかし、ワークフローシステムではすべてのデータをデジタル上で管理できるため、上記のようなコストがかかりません。さらに紙の保管スペースが縮小され、社内スペースを有効活用できます。
ワークフローまとめ
社内における申請・承認業務が煩雑化し、業務効率化を阻害している場合には、ワークフロー管理の導入やプロセス全体の見直しが必要です。まずは既存業務を洗い出し、フローとして可視化するだけでも、どのような点に課題を抱えているのかが見えてくるはずです。
そのうえで紙やExcelでの管理が物理的に難しい場合は、ワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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