ワークフロー管理が重要な理由とは？管理に適した業務についてもご紹介

経費精算や勤怠実績の報告、稟議など、社内ではさまざまな形で申請・承認作業が発生します。特に大規模な組織では承認者が複数に分かれたり、ルートが複雑に分岐したりと、承認プロセスが煩雑になりがちです。

このような際に必要となるのが、主に承認プロセスの一連の流れを管理するワークフローシステムです。システムの導入・活用することで、申請から承認に至るまでの各業務を滞りなく進められます。

本記事では、ワークフローシステムの重要性やメリット、活用シーンを詳しく解説します。

※本記事における「ワークフロー」は業務の一連の流れを意味します。

ワークフロー管理とは

ワークフロー管理とは、社内業務の定型的な流れ（ワークフロー）を一元管理する手法です。近年では主に、承認プロセスの一元管理手法として活用されるのが一般的です。

たとえば、経費精算の領域では、申請書の作成やレビュー、仮払いといったプロセスが発生します。このようなプロセス全体を一元化し、それぞれの業務が滞りなく進行するように管理するのがワークフロー管理です。

そして、業務の流れの管理をするにあたって、「ワークフローシステム（ワークフロー管理システム）」の活用が効果的です。

ワークフロー管理システムが重要な理由

ワークフローシステムの活用が重要な理由は次の通りです。

• 業務の停滞を防ぐ
• 業務全体の最適化が図れる
• 社内業務のDX化につながる

ここでは、それぞれのポイントを詳しく解説します。

業務の停滞を防ぐ

承認作業の進め方には個人差が現れます。進捗状況を日々チェックして承認する人もいれば、週末にまとめて承認作業を実施する人もいます。申請したあとの状況が見えない状態だと、進捗がわからず、期限を過ぎてしまう可能性もあるでしょう。

その点、ワークフローシステムでは、申請から承認までの流れが可視化されるため、遅延や問題が発生している箇所が一目でわかります。担当者ごとの作業に対する取り組み方も浮き彫りとなるため、属人化の抑制に効果を発揮します。

業務全体の最適化が図れる

ワークフロー管理は、申請・承認にかかわる幅広い業務が対象となります。経費精算や勤怠管理、稟議といった具合に、全従業員を対象とした業務で活用するのが一般的です。

そのため、ワークフロー管理を実施する際は特定の部門や部署だけでなく、全社的にその管理手法を普及させて全体最適化を図れます。

特に、業務を効率良く実施するためのワークフローシステムを導入すると、グループウェアのような幅広い外部システムと連携できるため、社内全体での円滑なコミュニケーションが実現します。

社内業務のDX化につながる

前述したワークフローシステムは、従来紙ベースで管理していた情報をデジタル上に落とし込み、ペーパーレス化を図るのに最適なツールです。簡易的な操作のみで扱える製品が多く、複雑な知識や技術が求められないため、DX推進のきっかけとして導入するのも方法の一つです。

容易に取り扱えるにもかかわらず、ワークフローシステムは幅広い領域で活用できます。その分、社内全体での業務効率化の恩恵を受けやすいため、特定の業務にのみ使用するシステムに比べ、高い費用対効果が期待できるでしょう。

ワークフロー管理に適した業務例

具体的にワークフロー管理はどのような領域で活用できるのでしょうか。ここでは、ワークフロー管理に適した業務を5つに分けて解説します。

経費精算

数ある社内業務のなかでも、特に経費精算は申請や承認の流れが生じやすい領域です。だからこそ承認プロセスにおける業務の属人化や遅延、ヒューマンエラーが発生しやすいため、適切なワークフロー管理が求められます。

経費精算とワークフロー管理は相性が良く、両者の機能を統合した製品も数多く見受けられます。たとえば、仕訳データやFB（ファーム・バンキング）データの生成、乗換案内などの機能を搭載したワークフローシステムは利便性が高いといえるでしょう。

経費精算のワークフロー管理については、こちらの記事で詳しく解説しています。

稟議

稟議書を回覧する際は、社内で複数の承認者を経由するケースも珍しくありません。承認者が多いほど承認プロセスが煩雑化しやすいため、適切な管理で内部統制を図ることが重要です。

稟議の承認を目的にワークフローシステムを導入する際は、複雑なプロセスでも柔軟に対応できる製品をおすすめします。複数の承認者をグループで管理したり、ルートを幅広く細分化できたりと、事前のトライアルで使い勝手を検証しましょう。

勤怠管理

従業員一人ひとりのタイムカードから手作業で勤怠情報を集計するのは、多大なる手間がかかるものです。さらには残業申請や有給申請、休日出勤申請といったさまざまな承認作業が発生しやすく、組織規模によっては紙やExcelでの管理には限界があります。

そのため、勤怠管理の領域でもシステムを用いたワークフロー管理がおすすめです。勤怠管理システムとの連携可否や、ワークフロー機能とのデータ連動性などを確認しつつ、適切な製品を選びましょう。

販売管理

販売管理では、見積書や注文書、納品書といった幅広いタイプの帳票を作成しなければなりません。すると、必然的に上長への承認作業が頻発するため、ワークフロー管理による適切な内部統制が必要です。

この領域でのワークフロー管理では、販売管理システムと連携可能なワークフローシステムか、ワークフロー機能を備えた販売管理システムを導入するのが一般的です。いずれも全体の流れを可視化できるため、複数の承認者がいる場合でも属人化の抑制に効果を発揮します。

ワークフロー管理にはシステムを活用しよう

ワークフロー管理を実施するには、ワークフローシステムの活用が必須です。業務をサポートする機能が充実しつつ、幅広い業務で利用できるものが理想的です。

このようなシステムではデジタル上で情報を一元管理できるため、ペーパーレス化が実現します。また、場所を問わず、リアルタイムでの承認作業に対応しているのも利点です。

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業務にワークフロー管理を活用しよう

申請や承認に関する業務は特定の領域だけでなく、社内のさまざまなケースで発生します。それだけに適切なワークフロー管理を心がけることで、部分最適化の範囲を超え、組織全体での業務効率化や生産性の向上に結び付きます。

とはいえ、組織の規模が大きいと承認プロセスが煩雑化しやすく、紙やExcelでの管理には限界があります。

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