![catch-img](https://ferret-one.akamaized.net/images/6616a6718204531270d9ed75/original.jpeg?utime=1712760433)
ワークフロー管理が重要な理由とは?管理に適した業務についてもご紹介
経費精算や勤怠実績の報告、稟議など、社内ではさまざまな形で申請・承認作業が発生します。特に大規模な組織では承認者が複数に分かれたり、ルートが複雑に分岐したりと、承認プロセスが煩雑になりがちです。
このような際に必要となるのが、主に承認プロセスの一連の流れを管理するワークフローシステムです。システムの導入・活用することで、申請から承認に至るまでの各業務を滞りなく進められます。
本記事では、ワークフローシステムの重要性やメリット、活用シーンを詳しく解説します。
※本記事における「ワークフロー」は業務の一連の流れを意味します。
目次[非表示]
- 1.ワークフロー管理とは
- 2.ワークフロー管理システムが重要な理由
- 2.1.業務の停滞を防ぐ
- 2.2.業務全体の最適化が図れる
- 2.3.社内業務のDX化につながる
- 3.ワークフロー管理に適した業務例
- 4.ワークフロー管理にはシステムを活用しよう
- 5.業務にワークフロー管理を活用しよう
ワークフロー管理とは
ワークフロー管理とは、社内業務の定型的な流れ(ワークフロー)を一元管理する手法です。近年では主に、承認プロセスの一元管理手法として活用されるのが一般的です。
たとえば、経費精算の領域では、申請書の作成やレビュー、仮払いといったプロセスが発生します。このようなプロセス全体を一元化し、それぞれの業務が滞りなく進行するように管理するのがワークフロー管理です。
そして、業務の流れの管理をするにあたって、「ワークフローシステム(ワークフロー管理システム)」の活用が効果的です。
ワークフロー管理システムが重要な理由
ワークフローシステムの活用が重要な理由は次の通りです。
- 業務の停滞を防ぐ
- 業務全体の最適化が図れる
- 社内業務のDX化につながる
ここでは、それぞれのポイントを詳しく解説します。
業務の停滞を防ぐ
承認作業の進め方には個人差が現れます。進捗状況を日々チェックして承認する人もいれば、週末にまとめて承認作業を実施する人もいます。申請したあとの状況が見えない状態だと、進捗がわからず、期限を過ぎてしまう可能性もあるでしょう。
その点、ワークフローシステムでは、申請から承認までの流れが可視化されるため、遅延や問題が発生している箇所が一目でわかります。担当者ごとの作業に対する取り組み方も浮き彫りとなるため、属人化の抑制に効果を発揮します。
業務全体の最適化が図れる
ワークフロー管理は、申請・承認にかかわる幅広い業務が対象となります。経費精算や勤怠管理、稟議といった具合に、全従業員を対象とした業務で活用するのが一般的です。
そのため、ワークフロー管理を実施する際は特定の部門や部署だけでなく、全社的にその管理手法を普及させて全体最適化を図れます。
特に、業務を効率良く実施するためのワークフローシステムを導入すると、グループウェアのような幅広い外部システムと連携できるため、社内全体での円滑なコミュニケーションが実現します。
社内業務のDX化につながる
前述したワークフローシステムは、従来紙ベースで管理していた情報をデジタル上に落とし込み、ペーパーレス化を図るのに最適なツールです。簡易的な操作のみで扱える製品が多く、複雑な知識や技術が求められないため、DX推進のきっかけとして導入するのも方法の一つです。
容易に取り扱えるにもかかわらず、ワークフローシステムは幅広い領域で活用できます。その分、社内全体での業務効率化の恩恵を受けやすいため、特定の業務にのみ使用するシステムに比べ、高い費用対効果が期待できるでしょう。
ワークフロー管理に適した業務例
具体的にワークフロー管理はどのような領域で活用できるのでしょうか。ここでは、ワークフロー管理に適した業務を5つに分けて解説します。
経費精算
数ある社内業務のなかでも、特に経費精算は申請や承認の流れが生じやすい領域です。だからこそ承認プロセスにおける業務の属人化や遅延、ヒューマンエラーが発生しやすいため、適切なワークフロー管理が求められます。
経費精算とワークフロー管理は相性が良く、両者の機能を統合した製品も数多く見受けられます。たとえば、仕訳データやFB(ファーム・バンキング)データの生成、乗換案内などの機能を搭載したワークフローシステムは利便性が高いといえるでしょう。
経費精算のワークフロー管理については、こちらの記事で詳しく解説しています。
稟議
稟議書を回覧する際は、社内で複数の承認者を経由するケースも珍しくありません。承認者が多いほど承認プロセスが煩雑化しやすいため、適切な管理で内部統制を図ることが重要です。
稟議の承認を目的にワークフローシステムを導入する際は、複雑なプロセスでも柔軟に対応できる製品をおすすめします。複数の承認者をグループで管理したり、ルートを幅広く細分化できたりと、事前のトライアルで使い勝手を検証しましょう。
勤怠管理
従業員一人ひとりのタイムカードから手作業で勤怠情報を集計するのは、多大なる手間がかかるものです。さらには残業申請や有給申請、休日出勤申請といったさまざまな承認作業が発生しやすく、組織規模によっては紙やExcelでの管理には限界があります。
そのため、勤怠管理の領域でもシステムを用いたワークフロー管理がおすすめです。勤怠管理システムとの連携可否や、ワークフロー機能とのデータ連動性などを確認しつつ、適切な製品を選びましょう。
販売管理
販売管理では、見積書や注文書、納品書といった幅広いタイプの帳票を作成しなければなりません。すると、必然的に上長への承認作業が頻発するため、ワークフロー管理による適切な内部統制が必要です。
この領域でのワークフロー管理では、販売管理システムと連携可能なワークフローシステムか、ワークフロー機能を備えた販売管理システムを導入するのが一般的です。いずれも全体の流れを可視化できるため、複数の承認者がいる場合でも属人化の抑制に効果を発揮します。
ワークフロー管理にはシステムを活用しよう
ワークフロー管理を実施するには、ワークフローシステムの活用が必須です。業務をサポートする機能が充実しつつ、幅広い業務で利用できるものが理想的です。
このようなシステムではデジタル上で情報を一元管理できるため、ペーパーレス化が実現します。また、場所を問わず、リアルタイムでの承認作業に対応しているのも利点です。
パナソニック インフォメーションシステムズでは、「MAJOR FLOW」というワークフローシステムを提供しています。単にワークフローを構築するだけでなく、経費精算や勤怠管理、稟議などの幅広い業務に対応しています。詳細な資料を無料で閲覧できるため、興味のある方はぜひ一度お問い合わせください。
業務にワークフロー管理を活用しよう
申請や承認に関する業務は特定の領域だけでなく、社内のさまざまなケースで発生します。それだけに適切なワークフロー管理を心がけることで、部分最適化の範囲を超え、組織全体での業務効率化や生産性の向上に結び付きます。
とはいえ、組織の規模が大きいと承認プロセスが煩雑化しやすく、紙やExcelでの管理には限界があります。
もし既存のワークフロー管理に課題を抱えている場合は、「MAJOR FLOW」をはじめとするワークフローシステムへの切り替えをご検討ください。MAJOR FLOWに関しては以下のページで詳細を紹介していますので、ぜひチェックしてみてください。