システム連携とは？代表的な連携方法や業務効率化につながる理由を解説

クラウドサービスの普及で社内のさまざまな業務システムが多様化する昨今において、情報のサイロ化（孤立）に悩まされている企業担当者の方も多いのではないでしょうか。特に、複数の部門でそれぞれ個別のシステムを活用している場合、システム間のデータ連携がはかれず、部門間で情報が分断されてしまいます。

このような際に急務となるのが、今回ご紹介する「システム連携」です。システム連携とは、異なるシステム間のデータを統合させ、より業務をやりやすく、情報を有効活用する方法です。

本記事では、システム連携が業務効率化につながる理由や、代表的な連携方式をご紹介します。システム連携を進めるにあたっての考え方も紹介しているため、社内にエンジニアがいない場合でも、スムーズに導入に向けた準備が可能です。

システム連携とは

システム連携とは、目的や役割が異なるシステム同士をつなぎ合わせ、内部に含まれているデータを統合させることです。

たとえば、SFA（営業支援システム）とMA（マーケティングオートメーション）、基幹システムとCRM（顧客管理システム）、販売管理システムと会計システムといった形で、異なるシステム同士を連携できます。

仮にSFAとMAを連携する場合は、営業部門とマーケティング部門に蓄積されたデータを統合できるため、よりスムーズな部門間連携が期待できます。また、複数のシステムに分断されたデータを集約することで、ビッグデータを活用した的確かつ迅速な意思決定にも寄与します。

システム連携が業務効率化につながる理由

システム連携が実現すると、部門間のスムーズな情報共有や迅速な意思決定といったメリットをもたらしますが、担当者レベルでの業務効率化につながるのも大きな利点です。システム連携が業務効率化に結び付くのは、次のような理由があるためです。

• 欲しい情報を統合して活用できる
• ヒューマンエラーを防ぎ、情報の信頼性が上がる
• システム連携を自動化することにより、オペレーション工数の削減ができる
• システムの保守管理がしやすくなる

システムの情報を統合して活用できる

システム連携を行うことで、各部門や各システムで個別に管理されていたデータを、システム横断で全社的に活用できます。

たとえば、コールセンターシステムを使って問い合わせ管理業務を行っている場合、単一のシステムのみでスムーズな顧客応対をするのは難しいでしょう。ひとつのシステムでは、顧客情報の管理やチャットでの応対など複数の機能が搭載されていないためです。

それぞれのシステムで管理されている情報を統合し、部門や部署にかかわらず組織全体の誰もが必要な情報をすぐに確認できるのは大きな利点だといえるでしょう。

ヒューマンエラーを防ぎ、情報の信頼性が上がる

システム同士を連携させると、それぞれのデータが紐付いた状態で保管されます。異なるシステム間で別々にデータ入力をする必要がなく、手間を削減できるのがメリットです。

また、一つひとつのシステムにデータを登録する際は、ヒューマンエラーのリスクが高まります。その点、システム連携が実現すれば、入力ミスや記入漏れ、入力内容の重複が少なくなり、情報そのものの信頼性が向上するでしょう。

リアルタイムにデータを同期する場合に限り、古い情報を参照する危険性も取り除けます。

システム連携を自動化することにより、オペレーション工数の削減ができる

システム同士の連携ができていない状態では、取り扱っているシステムの数が増えるほど数多くの人員が必要です。

たとえば、個別のシステムに別々の担当者がデータ入力を行っていては、システムが増える度に作業員を増員しなければなりません。また、システム間のデータ形式が異なる場合は、独自のプログラムを開発したり、手動でデータ加工を行ったりする必要があります。

このような工程は、システム連携によって短縮・削減が可能です。データ管理における工数を最小限に抑えることで、オペレーション工数の削減につながります。

システムの保守管理がしやすくなる

独立性の高いシステムを連携せずに利用していると、保守管理が煩雑化しがちです。特に、システムの種類が増えるほど、保守管理に膨大な手間やコストがかかります。また、システム連携においては、インターフェースの変更を実装に反映する段階で、 属人化のリスクが生じやすい点にも注意が必要です。

システムが統合的に管理された基盤を構築すれば、各システムの稼働状況が一目で把握できるため、保守管理の効率化につながります。特定の人物にしか業務内容が理解できないといった、属人化の問題にも対処しやすいでしょう。

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システム連携を進めるにあたっての考え方

システム連携を進めるにあたり、社内でクラウドとオンプレミスの両方のシステムを利用している際は、連携に注意が必要です。たとえば、オンプレミスの基幹システムからマスターデータをクラウドサービスに大量に移行する際は、連携できるデータ量の制限に影響を受けるケースがあります。

このようなケースでは、EAIツールを使ってシステム連携を行うと良いでしょう。

EAIツールとは、システム間のデータ連携や、複数のシステムやサービスをリアルタイムにつなぐことができるツールです。 連携可能なシステムやサービスごとに専用のアダプターが用意されており、アダプターを利用すれば、クラウド・オンプレミスを問わずシステム連携が可能になるほか、ノーコードでシステム間のデータ連携を実現できる点も大きなメリットです。

システム切り替えのための大量データの初期移行や、連携データの追加や変更など、スクラッチ開発で独自のプログラムを構築するよりも、EAIツールを活用したほうが柔軟に対応できてコストパフォーマンスに優れます。

代表的なシステム連携方式

代表的なシステム連携方式は、次の4種類に分類できます。

• データベース連携
• Webサービスによる連携
• ファイル連携
• クラウドストレージ連携

それぞれの特徴を把握したうえで、自社に合う適切な連携方式を選び分けてください。

システム間のデータ連携方式にはどういったものがある？ ＞＞

データベース連携

データベース連携とは、連携したいデータをデータベースに直接更新する、データベースにある情報を直接参照するといった方法です。

具体的には、基幹システムの顧客情報が格納されているデータベースから、SQLで条件指定して更新された情報を抽出して、他システムの顧客情報と紐づけることで、最新の顧客情報にもとづいた営業活動や、問い合わせ窓口でのスムーズな顧客対応などが可能になります。

このような情報はある程度の鮮度が求められるため、データベース連携はリアルタイム処理に向いているでしょう。ただ、基幹システムのデータベースを外部から直接更新することは難しく、クラウドサービスの場合はそもそもデータベース接続ができないため、後述するWebサービスによる連携が一般的です。

Webサービスによる連携

「HTTP/HTTPS」をはじめとする技術を用い、システム同士をWebサービスを通じて連携する方法です。

代表的な手段の一つに、Web API連携があります。例としては、SOAP APIやREST APIといったものが挙げられます。Web APIを活用すれば、システム同士のデータに加え、搭載されている機能までも連携できます。そのため、特定のシステムに機能を拡充させたい場合に便利です。

機能拡張を行う際、本来は要件定義後に設計や開発、テストを実施する必要があります。しかし、自社の要件に適応したWeb APIを活用することで、設計・開発・テストにかける工数を大幅に削減できる可能性があります。

ファイル連携

ファイル連携とは、システム同士のデータをファイル経由でやり取りする方法です。連携元のシステムに保存されたCSVやXMLファイルを連携先へと転送します。

ファイル連携では、システム間の連携がファイルを介した疎結合になることで、システム間の責任分界点を明らかにできるメリットがあります。システム連携中に万が一障害が起きた場合でも、システム全体がダウンするようなトラブルを避けられます。

そのため、既存処理に手を加えにくいレガシーシステムや、SAPをはじめとする業務パッケージにおけるシステム連携に向いているといえるでしょう。

クラウドストレージ連携

GoogleドライブやBOXといったクラウドストレージと、社内システムとを連携するための方法です。クラウドストレージ上に保存されたデータやファイルを、迅速に同期・移行できる点がメリットです。

連携先となるシステムには、SFAやCRM、グループウェア、名刺管理サービスなどクラウド上のサービスが代表的です。

クラウドストレージ連携に対応しているデータ連携ツールによっては、複数ファイルのデータを一つのエクセル上に集約、クラウドストレージ上の権限情報を連携先に移行といった機能が搭載されているものもあります。

自社にあった最適なシステム連携方法を選ぼう

システム連携方式にはさまざまな種類があり、接続したいシステムの種別やデータ量などを踏まえて選択することが大切です。

数ある連携方法のなかでも、システム連携ツールの「ASTERIA Warp」の活用をおすすめします。ASTERIA Warpは、ドラッグアンドドロップやプロパティの設定等、ノーコードで実現できるツールです。

連携元からのデータの取得から変換、連携先への出力まで、一連のデータ連携処理をプログラミングの知識がなくても手軽に取り扱えるのが、ASTERIA Warpの魅力です。こちらからお問い合わせや資料のダウンロードができますので、ぜひ参考にしてみてください。

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