RPAとは？特徴を理解して社内での活用を進めよう

少子高齢化によって人手不足の問題が表面化しているなか、少ない人員でいかに業務効率や生産性を高めるかが課題となっている企業も少なくありません。このような状況で注目を集めているのが、今回紹介するRPAです。

RPAとは、定型業務を自動化するテクノロジーを指します。データ入力や帳票作成、メール送信などのノンコア業務を削減し、より価値の高い業務に集中できるのが利点です。

本記事では、RPAの仕組みやメリット、導入手順などについて詳しく解説します。ツールの選び方や導入時の注意点も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

RPAとは

RPAの定義・意味

RPA（Robotic Process Automation）とは、これまで人が手作業で行ってきた定型業務を、機械によって自動化するテクノロジー・取り組みです。

RPAの対応範囲はデータ入力や集計、レポート作成、競合調査など多岐にわたります。単調な手作業を機械に一任することで、従業員がコア業務に集中できるようになるため。働き方改革の施策としても活用されています。

RPAと似ている用語との違い

RPAには、AIやExcelのマクロといった意味を混同しやすい言葉がいくつか存在します。これらは、特定の作業を自動化するという共通点を持つものの、活用シーンや処理ルールなどの細かい部分に違いがあります。

近年では、意思決定や分析といった高度な作業まで自動化する、AI搭載型のRPAが徐々に増えつつあります。

RPAとExcelのマクロ・VBAには、対応範囲に明確な違いがあります。マクロやVBAの場合、Office製品以外での連携が難しく、RPAに比べて範囲が限定されてしまいます。また、高度な作業となるとプログラミング言語の知識も必要です。

しかし、RPAよりも工数やコスト面での負担が少ないため、自動化する範囲が小規模の場合は、マクロやVBAのほうが適切だといえるでしょう。

ビジネスでRPAの導入が進んでいる理由

株式会社MM総研の「RPA国内利用動向調査2022」（※） によると、2022年9月時点での国内におけるRPA導入率は45％（年商50億以上の企業）で、業務の自動化が進んでいることがわかります。

国内で普及が進んでいる背景としては、次の2つの要因があげられるでしょう。

• 少子高齢化による慢性的な人材不足
• 政府による働き方改革の推進

新たな人材確保がますます難しくなるなかで、長時間労働の改善や働きやすい環境づくりなどの働き方改革によって、生産性と働きやすさの両面での向上が急務となっています。

このような環境下でRPAが注目を集めているのは、複数の業務を自動化しつつ、幅広い働き方に対応しやすい性質を備えているためです。

※RPA国内利用動向調査 2022（2022年9月時点） ｜株式会社MM総研 （別サイトに移動します）

RPAの業務領域

RPAには、役割や対応領域に応じて、次のような3段階の自動化レベルが存在します。

2023年9月時点において一般的に普及しているのは、ほとんどがクラス1のRPAです。そのため、ここではクラス1の対応領域について解説します。

RPAでできる業務

RPAによって自動化できる業務には、次のような種類があります。

いずれも、人間が指示を与えると、機械がその通りに実行できます。こういったノンコア業務を自動化することで、業務効率化につながります。

RPAでできない業務

上記とは対照的に、人間がルールや指示を与えても、作業を行う度に何らかの判断が求められる業務は、RPAが苦手とする領域です。自動化が難しい業務には、次のような種類があります。

• 相手によって適切な対応方法が異なる営業やコンサルタント
• 定量・定性の両面での判断が必要な戦略策定
• 閑散期や大量発注などを起因とした価格調整
• 手書き文字や画像などのデータ認識

RPAは得意・不得意がはっきりと分かれるため、自動化すべき業務と人が判断すべき業務の境界を明確にすることが大切です。

RPAは意味がないと言われてしまうのはなぜ？導入を失敗しないためのポイント  ＞＞

RPAを活用する主なメリット

RPAを活用するメリットは次の通りです。

• 業務効率化の実現
• 業務の見直し
• コスト削減

業務効率化の実現

自動化する業務範囲が広くなるほど、人手を介した作業量が減少します。結果として、大幅な業務効率化に寄与するのがRPAのメリットです。

また、人間とは異なり、機械は24時間365日稼働できる性質を備えています。RPAは膨大な量の定型業務を自動化できるため、従業員がノンコア業務に割く時間を最小限に抑えられます。企画立案や顧客との関係構築など、より付加価値の高い業務に注力することで、組織全体の生産性向上へとつながるでしょう。

業務の見直し

RPAを導入することは、業務フロー全体を見直すきっかけになります。RPAを運用するには、業務の棚卸しや可視化など、現状の業務フローを整理したうえで自動化プログラムを構築する必要があるからです。

たとえば、フローチャートに細分化したタスクを書き出すだけでも、業務が滞っている箇所やボトルネックを特定できる可能性があります。RPAの導入を機に、ネックとなる根本的な問題を解消すれば、納期遵守率の向上や工程のスリム化といった効果が期待できるでしょう。

コスト削減

教育コストや外注費、手戻りに要する工数などを削減できるのもRPAの利点です。

社内で発生するほとんどの定型業務を自動化すると、その作業に必要なマニュアル作成や社員教育に手間をかけずに済みます。定型業務を外注や派遣社員に頼っていた場合は、外注費や人件費を大幅に削減できるでしょう。

また、自動化プログラムに問題がなければ、ヒューマンエラーの発生回数が抑えられます。手戻りによって発生する修正コストや工数を減らせるのは大きなメリットです。

RPAの導入の進め方

RPAの定着化を図るには、ツール導入前に運用開始までの手順や注意点を押さえることが大切です。現場担当者の意見も参考にしながら、チーム全体が共通の目的を持って準備を進めましょう。

導入の流れ

RPAを導入する際の流れは次の通りです。

1. RPAを利用する目的を明確にする
2. RPAを利用する業務の決定
3. テスト導入

特に、導入後のツールの形骸化を防ぐためには、目的や現状の業務内容を明確にしておくことが重要です。

明確な目的があれば、問題が起きた際でもスムーズな軌道修正を行えます。業務内容を整理し、明確にすることで、自動化が必要な業務と不必要な業務が明らかとなり、現場担当者もツールを活用しやすくなります。

導入における注意点

RPAの導入した事業者は、以下のような課題を抱えやすいです。

• 不具合が起きた際の対処法がわからず、社内での解決が難しい
• ツールの正確な成果が把握しづらい

そのため、ツール導入前にRPAの知識を身に付けた人材を確保すべきでしょう。専門的な知見に優れた複数人でチームを構成し、研修やケーススタディを通じてノウハウを共有することが大切です。

また、具体的な数値を含んだKGI（最終目標）やKPI（中間目標）を設定し、ツール導入後に適切な効果検証を行える体制を確保しましょう。単純な作業工数だけでは導入効果を感じにくい可能性があるため、現状の業務の最適化という大きな視点で捉えることもポイントです。

RPAの導入方法や注意すべきポイントについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

RPA導入はどうやって進める？導入の方法や導入時のポイントなどを解説 ＞＞

RPAのツールの選び方

数あるRPAのなかから自社に合うツールを選ぶには、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。ここでは、ツールの選び方を5つのポイントに分けて解説します。

• 利用目的に合った動作形態（提供形式）のRPAを選ぶ
• 自社に必要な機能なのかを確認する
• 扱いやすさを考慮して商品を選ぶ
• 導入実績が豊富か
• サポート体制が整っているか

利用目的に合った動作形態（提供形式）のRPAを選ぶ

RPAには、大きく分けて3つの動作形態（提供形式）があります。

それぞれ特徴や費用感が異なるため、RPAの利用目的や活用シーンに合わせて適切なタイプを選り分けると良いでしょう。

自社に必要な機能なのかを確認する

自社にとって最適なタイプを選ぶには、自動化が必要な業務を特定しておくことが大切です。RPAはカスタマイズ性の高い汎用型と、自動化の対象が特定業務に絞り込まれた特化型の2種類のタイプが存在します。

特に対応範囲の広い汎用型のRPAには、記録や編集といった幅広い機能が搭載されているケースも珍しくありません。特定業務を自動化するうえで本当にその機能が必要なのか、現場担当者の意見も踏まえて検討しましょう。

扱いやすさを考慮して商品を選ぶ

RPAを選ぶ際は、導入前にツールを実際に操作することをおすすめします。資料を読んだ際は簡単に扱えると思っても、実際には自動化プログラムを構築するために、高度なプログラミング知識が必要なツールもあるのです。

自社に合うツールをある程度絞り込んだあとは、無料トライアルを活用して操作性や機能性を確かめると良いでしょう。トライアル期間が限られているため、事前に検証すべきポイントを明確にしておくことが大切です。

当社でも提供しているPRAツール「ロボオペレーター」は直観的に操作できるため、パソコン操作スキルがあれば、誰でも簡単にプログラムを作成することが可能です。

導入実績が豊富か

RPAは数多くの製品が存在するため、価格や機能を参考にすることも重要ですが、安心してツールを利用できるよう、導入実績が豊富なベンダーに依頼するのも一案です。

その際は導入社数だけでなく、公式サイトなどで公開されている利用者の声も参考にすると良いでしょう。他社が抱えていた課題や、ツール導入後の成果などを参考にすることで、RPAの活用シーンや運用方法を具体的にイメージしやすくなります。

サポート体制が整っているか

サポート体制が整っているかという点も選ぶときのポイントです。

RPA導入後は、不具合が発生した際の対処法や設定手順などがわからず、活用が進まなくなってしまうこともあります。海外製のツールでは日本語のサポートがない場合もあるでしょう。

また、迅速な対応に加え、導入直後のツール定着を支援してくれるベンダーが理想です。特に、初めてRPAを導入する方は、従業員向けの研修や充実したFAQサイトなどが用意されているベンダーを選ぶと良いでしょう。

RPAを導入して組織全体の生産性向上を実現しよう

RPAを導入することで、定型業務をはじめとする社内のさまざまな作業を自動化できます。結果、人手を介して行っていたデータ入力や帳票作成などの工数が削減され、従業員がより重要な業務へと注力できるのがポイントです。

RPAの導入を考えているなら、 1,600社以上の導入実績を持つ「ロボオペレータ」をおすすめします。直観的に操作できるUIが特徴で、プログラミング知識なしで自動化プログラムを構築できるのがメリットです。

パナソニック インフォメーションシステムズは、ロボオペレータに関する導入支援を行っています。ツールの使い方や活用事例などを紹介するセミナーも定期的に開催していますので、気になる方はぜひ参加してみてください。

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